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BPM与Workflow,OA的区别!

2019-01-03佚名

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为了使业务系统适应企业的运行机制,需要对众多业务系统进行更深度的整合,包括数据整合、流程整合等,所以,BPM随之而产生。

    近年来,随着计算机技术的发展和互联网时代的到来,我们已经进入了信息时代,也称为数字化时代,在这数字化的时代里,企业的经营管理都受到了极大的挑战。从上世纪90年代起至今,企业的信息化工作开展的如火如荼,相继建立了很多业务系统,同时也给企业带来了巨大的效益。

    但是,新的问题出现了,业务已经对这些复杂的系统提出更新的需求,即需要实现系统之间整合。优化、高效、低成本的业务流程将为企业提供了与竞争对手拉开距离的法宝,高效的业务流程不仅提高企业的运行高效率,而且降低企业的成本,使企业达到高度自动化。

    所以,业务流程是企业的核心问题。为了使业务系统适应企业的运行机制,需要对众多业务系统进行更深度的整合,包括数据整合、流程整合等,所以,BPM(Business Process Management)随之而产生。

1、OA与BPM的不同

    OA(Office Automation,办公自动化),旨在使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作,OA在以人为本的高效协作在中国企业管理软件领域将其发挥到了极致,成为企业部署协同管理的基础。

    企业经营管控是对企业的组织(人)和业务过程(事)的管控,OA系统重在强调以个人为中心的信息协作,自主发散、行为无序的将信息通过协作工具进行传递和沟通,而BPM则是以端到端为中心的协作(人与人、人与系统、系统与系统),重视企业从战略到执行至上而下的流程化、规范化管理,重视全局的管控模式和不断优化,在管理结构上通常以流程为主线,提倡规范化、持续优化的绩效管理模式。

    BPM能够增强OA在管理规范性和管控方面的不足,由于OA概念定义的边界模糊,管控观念和技术手段缺乏统一,随着协同市场的成熟,在未来可能会被作为BPM整体解决方案的一部分融合其中,继而BPM将进一步完善协同管理理念,BPM技术将成为未来协同产品的核心技术,成为企业跨组织、组织内、跨部门、部门内、个人的统一协作流程管控平台。

2、BPM与Workflow的不同

    八十年代初期,随着大量PC机的生产以及普及化,有一组麻省理工的研发人员首先提出了办公自动化的概念,并在1981年发表了一篇文章:“Etude:An Integrated Document ProcessingSystem”。文章中提到开发一套集成的工具,包括办公工作台以及针对个人交互的软件系统,为办公室员工提高办公的效率。这套软件系统就是Workflow与OA(办公自动化)的前身。

    国内的OA系统是以文档作为流转的元素,把符合中国国情的国家机关以及国营企业下发正式的红头文,通过支持复杂工作流程,复杂的人员组织,不同组织机构,不同岗位,进行比如动态会签作业,实现电子表单与人的互动处理工作。很多人误认为OA或者Workflow就是BPM。其实Workflow是BPM的子集,BPM与Workflow有很多本质的差别,主要区别如下表所示:

表1 BPM与Workflow主要区别

BPM与Workflow主要区别

3、BPM能带来什么

    1.提高客户服务的满意度

    BPM系统为客户提供单一入口,客户只要通过该单一入口提出请求即可,流程自动把任务分配到相关业务负责人。由于BPM系统执行效率远远高于人工流程,全面实施BPM系统将会给客户提供更快速的服务响应。另外,客户是流程环节中的一部分,并通过BPM参与到业务流程中来,所以,可以随时能够获得流程的进度,使客户对其需求的处理情况有直观的了解,消除了客户的“需求石沉大海”的现象。

    2.提高自身的市场竞争力

    (1)最优的业务流程运作效率

    通过BPM系统实现自动化执行流程,消除了传统纸质流程中人工传递所消耗的时间;BPM系统允许大规模的并行处理,这大大提高了流程执行的速度。BPM的任务分配机制,提供了负载平衡、任务队列、后备人选等特性,将任务分配给当前执行该任务最有效率的人;BPM的任务提醒机制,使任务执行者能够立即获知其被分配的活动;BPM的监控、统计、分析工具能够最大限度促进流程执行,并使其不断优化。

    (2)平衡效率、成本和质量,提供成熟的服务和生产能力

    BPM系统能通过组织机构、岗位设置详细定义流程,明确岗位职责和业务规则,减少工作失误。BPM的监控工具,能够分拣出执行中出现问题的流程,供相关人员进行干预;BPM的建模工具、仿真预演工具和统计分析工具,能够帮助流程定义者设计出最适合该组织的流程。

    3.提高适应变化的能力

    市场、客户、竞争者都在变化,要求一个组织必须快速变化,适应新的形势。有时之所以出现组织适应变化的能力差现象,是由于没有感知到外部变化,并且无法让组织内的人员快速学习和执行新的业务规则。BPM系统的一些特性消除了以上的问题:

    BPM系统让客户、合作伙伴、供应商参与到流程中来,能够快速直观地获得他们的反馈,感知市场的变化。

    BPM系统的统计分析工具,能够从历史的数据中,预测到内部外部环境的变化趋势。

    BPM系统减少了组织内人员对新业务规则的学习成本。流程执行者不需要知道流程的变化,因为不是由人来触发后续活动,而是由BPM系统根据新的业务规则新的流程定义来触发各个活动。

    BPM系统要求组织内人员只需要熟悉自己所参与的活动的工作即可。BPM系统如同流水线,分解复杂的工作,让每一个人的工作简化,即使流程发生变化,每个人仍然完成其负责的简单的工作。

责任编辑:程玥
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