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企业ERP系统运营维护问题分析及对策研究

2019-09-01张德浩

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文章通过研究分析企业ERP系统的运营维护,阐述了现阶段ERP系统应用中存在的一些不足,并就加强企业ERP系统运营维护提出了相关的措施建议。

0 引言

    企业实施ERP系统,一般分为实施前、实施、和实施后三个阶段。在实际研究中,很多学者将精力放在了实施前和实施阶段上,着重于对ERP系统制定规划和目标,以及制定软件选型方法、步骤;有的研究还会涉及到关系ERP系统能否成功的因素。但是,对于系统实施后的阶段,也就是ERP系统运营维护阶段,在系统作用的发挥,直接影响ERP系统最终成果的因素,很少有人进行研究。本文着重分析了ERP系统在运营维护阶段出现的问题,并提出了针对性的措施。

1 企业进行系统运营维护的意义

    根据调查数据显示,有四分之一的企业在刚引入ERP系统时,纷纷表示,要面临前所未有的困难,并且至少要正常运行八个月之后,才能显示出ERP系统为企业带来的效益,面对这样的两难境地,很多企业纠结是否要引入ERP系统。对这些引入失败企业的研究显示,在实施阶段和实施后阶段失败的比例相当,都分别达到了31%。足以看出,企业在实施ERP系统过程中,运营维护的成功与否直接影响了ERP系统的作用发挥。所以,ERP系统的科学运营维护直接关系到企业的管理效率和经济效益,为了能够更好的使ERP系统的运营维护作为常规工作来开展,要实行定期与不定期相结合的检查方式,并在保证系统正常运行的情况下,充分挖掘系统的潜力。

2 企业ERP系统运营维护过程中的薄弱环节

    2.1 实际操作与系统流程不匹配,引发冲突

    企业在日常的业务处理中,会依照自己的流程进行操作,而引入ERP系统后,也会设置一套流程,两套流程之间必然会存在出入,造成了两者之间的冲突。主要表现在两个方面:第一,在实施阶段没有解决好的遗留问题。在ERP系统进入实施阶段之后,很多企业会对系统进行二次开发,使ERP系统能更好的服务于企业,与企业的实际操作更加匹配。但在开发过程中,就会碰到很多问题,给后续的运营维护带来阻碍。第二,企业的业务在不断改变,同时也就要求ERP系统做出相应的调整。但是,企业在实际中,没有对系统的参数进行及时的调整,导致了系统与实际不符。

    2.2 ERP系统分析数据不准,效果大打折扣

    很多企业在正式运行ERP系统一年以内,经常会出现数据不准的情况。时间一长,业务部门对系统的效果产生了怀疑,使用系统的积极性下降;同时,系统的使用价值随之降低。造成这一结果的原因很多,包括频繁的修改数据,技术数据资料本身的错误,人为录入错误以及操作不当等因素。

    2.3 专业人员不能充分发挥作用,人才流失

    企业在实施系统过程中,会在各部门抽调人员进行系统的学习项目管理、业务流程优化、软件设置等知识,并不断的实践研究。在ERP系统实施阶段完成之后,这些人员所具备的知识和技能都是企业中最顶尖的。但是,从培训后回到工作岗位中,并没有按照其特长来进行适当调整,而是依旧回归原位,有的人才还会被其他公司挖走,造成人才流失。

    2.4 IT部门任务繁重,成效不大

    企业对于ERP系统的维护,最重要的部门就是IT部门。系统上线之后,IT部门的任务繁重,奔波于各个部门之间。但是,在评价考核的时候,IT部门得到的评价最低,这就导致了IT部门的工作积极性受到重挫,对系统的维护产生了直接的影响。

3 强化企业ERP系统运营和维护的措施建议

    3.1 重视ERP系统维护工作

    企业必须高度重视ERP系统的运营维护工作,培养系统维护意识,为ERP系统的正常应用提供保障。企业要提前考虑运营维护工作,在项目实施前和实施阶段便把系统维护工作考虑进去。在进行ERP系统的规划时,应该充分评估ERP系统的可维护性,建立专门的系统维护部门,保证系统维护人员的专业性。项目实施时,企业应该让系统维护人员参与系统实施过程,以便增加对整个系统的熟悉和了解,熟练掌握整个系统操作流程,做好系统维护的前期知识储备,从而为有效的系统维护奠定良好基础。

    3.2 科学进行运营维护岗位的人员配置

    ①根据ERP系统的节点数进行运营维护人员的设置,运营维护人员的数量应该随着系统节点数的增加而增加。在以现阶段系统节点数作为维护人员设置基础的前提下,综合考虑ERP系统在今后一段时间内的节点数的增加,用发展的眼光进行人员选拔和培训,做好充足的运营维护人员储备。②对现阶段的系统运营维护人员进行科学合理的安排。ERP系统的维护是一项专业性较强且工作内容较复杂的任务,在开展系统维护时,如果工作人员具有一定的系统维护经验,系统维护工作就相对容易展开,有效性也比较突出。假如员工没有任何的维护经验,我们就必须要加强对人员配置的优化,强化对人员相关技能的培训。通常情况下,服务支持小组的人员数量应该相对多一些,实际工作中各个小组的人数的确定应该以企业的具体规模、发展状况、ERP系统的应用程度及有关计划为设置依据。

    3.3 加强ERP系统人员的培训,提高数据准确性

    对ERP系统数据误差的原因进行研究发现,造成数据不准的因素多种多样,其中,对系统数据的过度频繁修改是最主要原因之一,同时,系统原始资料本身存在误差,或者数据维护的时效性不佳等也会造成数据的错误。此外,数据输入时人员的疏忽或操作不规范也会导致系统数据的出错。因此,我们一方面要重视对系统管理使用及维护人员的综合培训,使相关人员熟练掌握系统操作流程和使用技巧,减少数据输入和数据处理过程中的数据错误现象,提高系统资料的真实性和准确性;此外,系统人员应该树立正确的工作态度,培养工作责任感,认真负责地进行系统管理、使用和维护。另一方面,要不断完善ERP系统的维护工具,科学利用维护工具有效进行系统维护,促进维护效率和效果的大幅提高。例如,合理运用实时监控、数据备份、故障预警等系统维护工具,对整个系统运营过程进行实时监控,以便在短时间内发现突发故障。

4 结束语

    总之,ERP系统作为企业经营管理的重要手段,可以为企业的发展提供技术支撑;科学利用、合理维护ERP系统,可以有效的提高企业生产效率和管理水平,为企业创造更大的经济效益。

责任编辑:程玥
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