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制造企业ERP系统应用问题分析及对策研究

2019-09-03杨碧嘉 王二威

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针对我国民营企业ERP系统实施成功率不高等问题,本文以某民营企业为研究对象,分析了其ERP应用过程中的三类问题。

1 引言

    ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划或称企业资源规划)是由美国著名管理咨询公司Gartner Group Inc于1990年提出来的。企业资源计划是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP能及时、准确地掌握客户订单信息,经过对数据的加工处理和分析对市场前景和产品需求做出预测,同时,把产品需求结果反馈给生产部门,并及时对收集用户反馈,整合整条生产链的数据,真正实现零库存,极大减少资金占用。ERP的应用可以有效地提升企业管理的现代化、科学化,以适应竞争日益激烈的市场要求。

    中国制造业经过三十年的发展,已经建立了雄厚的基础,但在生产效率、资源利用率、质量效益、信息化水平等方面还与西方发达国家有较大差距。随着经济全球化以及信息技术的快速发展,制造业信息化越发重要。1981年沈阳第一机床厂从德国工程师协会引进了第一套MRPII软件,在将近三十五年时间里,我国ERP应用经历了从起步、摸索到逐渐成熟的风雨历程,ERP在中国企业中的应用越来越广泛,从本土品牌的用友、金蝶等到国际品牌的SAP、Oracle等。但是据不完全统计,我国企业ERP系统实施失败率达90%以上,尤其是民营企业失败率更高。如何克服ERP系统(尤其是国际品牌)在民营企业实施中的水土不服,是提升实施成功率的关键,本文以A公司为研究对象,详细分析其在ERP系统实施中的各个环节,以其为ERP系统在民营企业中的成功实施提供参考案例。

2 A公司ERP应用现状

    2.1 A公司基本情况

    A公司创始于1987年,是珠三角一家服装品牌代工企业。2004年底,集团公司首创“联邦制”经营管理模式,将公司各大部门和工厂拆分,实行层层承包、独立核算、利润分层的管理模式,为卡宾、VERO MODA、ONLY、SELECTED、JACK&JONES、E-LAND、ZARA、O'STIN等国内外知名品牌提供时尚毛衫“一站式设计研发服务”,年产时尚毛衫700余万件,年销售额超过三个亿。

    2.2 A公司ERP应用

    公司于2011年由信息部牵头启动了ERP系统选型,确定了SAP R3;2012年开始分步对各联邦制单位上线实施,2014年底完成所有单位的系统部署,目前系统运行较为稳定。

    公司SAP应用涵盖了生产制造的各个环节,包括供应链管理、销售管理、财务管理等。

    销售管理:涵盖了合同管理、客户信息的建立与维护、销售订单管理、销售统计和分析等功能,自动统计个人、部门当前的业绩以及每个客户的下单率、营销费用、打板费用等。

    采购管理:涉及板毛订购、毛料预订、毛料补订和辅料采购等流程。通过监控和跟踪物料采购计划的落实,权衡物料现有库存,选择最优的供应商,跟踪订单的执行,实现了从采购到支付整个流程的自动化,全面实现了对供应商、订单、采购商品的动态管理,提高了企业对采购策略思想的执行力度。

    仓储管理:实现库存物料的信息储存功能,及时供应生产所需的面辅料,对物料进行检验、收料、发料、存储、入账、盘点以及呆废料的处理工作,仓储根据系统要求收货、发货(数量、到货时间),保证仓库位置的有效利用。

    生产管理:将产品订单分解为物料需求,统筹库存以及时准确下达生产计划,以解决前整和后整车间中对生产线的生产管理与监控问题。系统帮助生产跟单自动准确、高效计算每一款订单的各种物料需求,并自动提交采购需求申请,在保证质量的前提下降低生产跟单的工作量。

    财务管理:基于财务会计信息按照财务管理的要求进行数据的归集、分类,包含财务报表分析、预算管理、资金管理等。规范做账,避免漏提、重复计提、重复支付等问题的发生,提升成本核算的精细度和准确度,保证报表的准确性。

3 A公司ERP应用问题分析

    在A公司调研中发现现阶段ERP系统应用情况与预期目标差距较大,主要集中在以下三个方面。

    (1)应用广度基本覆盖公司各个部门业务,但应用深度不够,达不到对中高层管理的决策支持。随着公司信息化的进一步深入,可逐步整合数据,引入商业智能等功能模块,实现对中高层管理的决策支持。

    (2)本地化过程中出现“水土不服”,即系统在各部门业务应用过程中出现的各类问题,可归纳为三大类。一是系统本身配置导致的问题,如收货重量不准、二次发货发不了、工厂间二次交货交不了、STO电脑机二次交货报错等;二是业务变更导致实际业务流程与系统业务流程不匹配的问题,如:在实际业务执行过程中,会出现工厂自身的电脑机无法完成加工任务而需要发给外机完成,一个外机不能如期完成需要将部分任务发给另一个外机完成,修改交货期、退还毛料、退货返工、因实际业务情况需要修改BOM等等;三是操作不当引起的问题,如:在收货入仓方面出现了不会操作板毛入仓(非采购订单入库)、报工没有前整收货数、板毛收错需重新收、前整收货数量与交货单不一样、收货提示毛料短缺、只能入仓而无法出仓等等。

    (3)ERP系统在员工使用中的满意度不高。针对员工的调查显示,该ERP系统的满意度为69.6%,感知有用性达到72.9%,但感知易用性仅有67.8%,说明由于用户的信息素养较低或ERP系统的“本土化”不够理想,使员工的感知有用和感知易用没有同步。

4 对策研究

    第一,完善ERP系统应用管理制度。

    明确每个部门和每个岗位职责,制定《ERP控制点检查工作底稿责任分解表》,将每个达标控制点分解到相关部门和相关责任人,使各相关部门充分重视ERP深化应用和应用达标工作,并投入足够的人力、精力真正做好这项工作。同时确定由信息部门牵头的ERP深化应用及达标办公室,负责日常的ERP深化应用和达标工作,负责督促、检查、指导、考核ERP协调应用达标工作并贯彻落实ERP系统应用领导小组相关的各项决议。

    第二,针对公司ERP应用现阶段的“水土不服”及满意度不高等问题,调查收集编制《ERP系统应用问题大全及解决方案》,加强对公司员工ERP系统培训,逐步实现系统一般问题“自助解决”,重点问题“协调解决”(各部门与信息部门的协调),提升系统易用性,提高系统使用效率。

    (1)编制系统问题自助解决手册。通过前期调研发现,ERP系统应用过程中出现的问题有较多的重复性,许多问题因为操作员对系统不熟悉而重复犯错。为了减少操作员出现重复的问题,将系统应用常见问题及解决方法编制成手册,派发到公司的每个操作员手上,使得操作员在发现问题的时候可以随时进行查询,逐步养成操作员独立解决问题的能力。

    (2)开发系统问题自助解决平台,提供问题收集、问题检索与问题解决等功能。系统操作员或信息部门人员把系统操作中遇到的问题记录到平台,由信息部门的工作人员提供该问题的解决方案。该平台可以存储大量的问题信息,扩展性强,且提供检索功能,操作员可据此快速定位问题,寻找解决方案,减少与信息部门协调的时间成本,提供系统效率。

    第三,定期开展针对系统使用人员的培训,交流使用经验与心得。由公司信息部门员工定期为操作员开展ERP应用培训,线上系统与线下业务结合,让公司的员工深入了解系统的业务流程及其逻辑,达到员工遇问题能独立寻找问题来源的效果。

5 结论

    通过对A公司ERP系统应用的深入调查和分析,总结了该服装制造企业ERP系统应用中的一般性问题,并从完善ERP系统应用管理制度、提升系统易用性、定期开展针对系统使用人员的培训等方面给出了对策建议,对一般制造企业ERP系统成功实施与应用具有积极作用。

责任编辑:程玥
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