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例行工作流程化标准化制度化——提高组织效率的最佳选择

2019-11-02张国祥

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企业提高效率的方法多种多样,提高技能、提高责任心、学会感恩等等都有助于工作效率的提升,这些的重点都在于提升员工的个人能力或素质。而要提高企业组织的整体效率则在于企业管理体制的转变,应该从制度上入手、在机制上下功夫。

一、例行工作流程化

    企业的工作80%或者更多都是例行工作,不论是招聘、培训、生产、采购、物流、仓储,还是开拓市场、服务客户;不论是各种例会,还是专题会,不论是老板主持,还是员工主持,一个企业的性质决定了它的多数工作都是有章可循的。只要花一些时间把自己企业的例行工作流程化,也就是用流程图表示,让新人一看就懂、或者一教就会,就可以大大提高新员工培训的效率。老员工按流程办事,就可以大大减少扯皮推诿、减少请示报告。协作单位来人也遵循流程交往,就可以大大减少找人、等待或跑腿时间。

    企业搞研发、做决策,这些看似复杂的工作也可以流程化。工作关系就是流程关系。企业的所有工作都可以流程化。比如说研发工作,一定是从市场调查收集信息开始,然后进行创意碰撞,接着立项论证,随后设计方案,进而方案评审,再进入试制,再进行样品评审,征求客户意见,再进行产品定型、组织批量生产……企业有哪一样工作没有先后和逻辑呢?先理顺各个工作的先后顺序,再将每个工作对应划分给最合适的岗位这就是流程管理。任何企业想做都能去做,愿意做都能做到。

二、例行工作标准化

    工作流程化并不能完全解决问题,流程图也是工作标准,但最多是责任衔接标准。企业做每件事还应该有质量和数量标准,这样才能让员工有遵循准则和完成工作之后的评价标准。企业标准从大的方面讲有技术标准、工艺标准、质量标准、安全标准,还应该有管理标准、工作标准;企业的标准从小的方面讲,应该事事有标准、岗岗有标准。只有标准健全才能摆脱对个别能人的依赖,只有让老板从到处救火状态中解脱出来,才能让普通员工放手工作、大胆工作。

    例行工作标准化,一定要因企业而异,因企业不同发展阶段而异,没有放之四海而皆准的标准。企业标准一定要全体员工共同讨论、上下认同。宽严倒不重要,重要的是上下认同。而且企业的工作标准要以大多数员工能够做得到为标准。如果多数人再怎么努力都达不到标准,标准就毫无意义可言。我们仅以招聘一次到岗合格率为例来说明,如果企业在当地条件突出,吸引力大,招聘专员完成的合格率就高,反之则低。总之,订标准最好让大多数人跳起来够得着,同时,跳起来够得着。够得着就要给予奖励。这样的管理就能在企业产生良性循环效应。

三、例行工作制度化

    流程化也好、标准化也罢,都只是对完成任务的要求,如果不能完成任务或者达不到标准如何评定、如何惩处,达到标准如何奖励是没有界定的。对达标与否的奖惩就属于制度范畴。企业的每一项工作必须有人做,而且必须做好,如果不做或者做了达不到标准,对企业就是灾难,少数人的不负责任甚至可能导致他人的付出或劳动成果毫无意义、付之东流。所以,将例行工作制度化是企业管理必不可少的内容而且是最重要的内容。

    企业的每项工作都以例行事务为主,只有碰到新情况出现新问题才能算作例外。处理新情况解决新问题是各级管理者的天然职责。如果没有新情况出现新问题产生,不是企业已经走到尽头,就是管理者毫不负责、对问题熟视无睹。那么为了广大员工自主负责,例行工作制度化就可以解救老板、解脱主管,而且也能解放员工。例行工作制度化可以让员工有章可循、有据可查、工作效率自然而然就上来了。

    不论是制度,还是流程、标准都因企业而异,千万不可照抄照搬。

四、企业管理系统化

    如果能够将例行工作流程化标准化制度化,企业的工作效率一定会大大提高。如果再进一步将企业管理的所有工作系统化,就可以说企业已经打造了不依赖个人作用而能运转自如的管理体系。

    将例行工作流程化标准化制度化,将企业所有工作系统化,是提高企业组织整体效率的最佳选择。这不是我的主观判断,而是众多企业实践经验的总结。

责任编辑:程玥
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