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广东思沃:“无纸化”办公,全面提升企业运营效率

2022-01-17e-works整理

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本文为“2021年度中国智能制造最佳应用实践奖”参评案例。本次活动将评选出2021年度,为中国智能制造领域带来突出效益的最佳实践工程,全面介绍企业推进智能制造的步骤、重点与难点、获得效益等,分享建设过程中的经验,供广大制造业行业企业学习供鉴。
一、企业简介

       广东思沃精密机械有限公司(以下简称广东思沃)成立于2009年,位于东莞松山湖高新科技产业园区,员工约300人,是一家从事高端电子工业设备领域的高科技公司。公司集研发,设计、制造,销售与售后服务于一体,主要生产贴膜机、真空贴膜机、撕膜机以及其嵌入式软件等。主要应用在电子信息产业,PCB线路板黄光制成领域。在电路板压(贴)膜设备销售方面数年蝉联中国市场第一。

       公司目前拥有150多项专利,其中发明专利38项,软件著作权有9项。我司先后被评为国家高新技术企业、东莞市协同倍增企业、东莞市倍增企业,广东省知识产权示范企业、科技型中小企业、广东省守合同重信用企业等称号,同时设立企业研发中心、博士后创新实践基地,获得知识产权贯标认证及质量管理体系ISO9000认证。    

广东思沃精密机械有限公司

图1 广东思沃精密机械有限公司

二、企业在智能制造方面的现状

       近年来,公司以“两化融合”为指导、以信息化推动企业创新和转型升级为抓手,积极推进公司信息化系统建设与管理优化提升。

       公司自2015年起开始实施信息化建设,公司非常注重信息化管理,建立了信息化团队,先后投入建设ERP/PLM/SRM /CRM/OA等信息化系统,实现数字化工厂建设是企业未来智能制造发展目标,以达到降低消耗、提高效率、保证质量的目的。

       基于ERP建设,建立企业的管理信息系统,支持大量原始数据的查询、汇总。借助计算机的运算能力及系统对客户订单、在库物料、产品构成的管理能力,实现依据客户订单,按照产品结构清单展开并计算物料需求计划,实现减少库存,优化库存的管理目标。在企业中形成以计算机为核心的闭环管理系统,使企业的人、财、物、供、产、销全面结合、全面受控、实时反馈、动态协调、以销定产、以产求供,降低成本作用。基于OA系统建设,全面实现电子无纸化审批,加快企业办公效率。

三、参评智能制造项目详细情况介绍

       1、项目背景介绍

       思沃集研发,设计、制造、销售与售后服务于一体,客户遍布国内、欧美和东南亚市场,在江西、大连、江苏等地都设有服务中心。目前设有4个子公司,对遍布世界各地销售及售后人员考勤管理,以及集团统一化管理显得特别困难。

       在移动互联时代,提高办公效率、节约成本已经越来越显现出其重要性。为了构建统一高效的办公环境,在整个集团内推进实施“移动智能办公平台”,通过“移动办公”形式实现集团无纸化、统一高效化管理。

       2、项目实施与应用情况详细介绍

       (1)项目建设目标

       本次移动智能办公平台建设执行“移动办公、高效管理”的建设理念,以便捷、适用、高效为原则。让企业快速低成本地建立起便捷、高效、规范的办公环境,提升管理和信息化应用水平,建设一套切实解决企业需求的协同办公解决方案是本次思沃公司移动智能办公平台建设的目标。

       (2)项目系统应用情况

       ●建设集团信息集成平台,提高跨区域协作效率

       移动智能办公平台建设集团信息集成,通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台,使各部门、各分子公司可以对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理,提高了信息交流的效率和共享程度,相对传统的工作方式,大大提高了办公效率,减轻了工作负担,节省了办公费用,从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。

移动智能平台页面

图2 移动智能平台页面

       ●建立多公司管理模式

       建立多公司管理模式,集中部署,统一维护,集团公司及子公司在统一的管理平台上独立运行、分级管理,各子公司既能独立运营,又能相互紧密协作。通过此管理模式可实现数据共享、资源优化、项目协作,提升协同创新能力。

       ●移动办公,高效文件审批传阅管理

       与过去对纸质文件的审阅方式相比,通过办公平台处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张,降低办公成本。领导可直接在办公平台上阅读、审批和修订电子文件,并保留阅读和修改的痕迹,解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题;而且,电子文件在办公平台上可同时向多人传阅,缩短了文件传阅的周期,杜绝了纸质文件丢失的可能性。

       ●方便检索查阅,促进信息共享

       办公平台中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台,员工可通过办公系统及时了解集团的最新信息,有利于部门、公司之间的沟通与合作。办公平台上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利,解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题,从而提高搜集文件资料的效率。

       ●增强监控能力,提高行政管理水平

       办公平台能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、出勤情况、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况,并具有催办督办和自动提醒的功能,一方面防止了延误业务办理时间的情况,另一方面有利于管理员的全局监控,及时发现问题并及时协调解决。此外,在办公平台上处理的流程步骤都留有审批痕迹,具有可追溯性,方便日后的查阅和管理。

       ●提高工作效率,打造优秀团队意识

       办公平台的信息传递、日程安排等功能模块,极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力,打造了凝聚力较强、工作效率较高,并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立公司工作群、学习模块,更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动,员工之间互相取长补短,共同学习,共同进步,促进了业务水平的提高,增强了团队合作精神。

       ●实现自动办公,构建科学管理模式

       办公平台的使用,全面推进了办公自动化,借助先进计算机和网络信息技术,实现了高效、安全、规范地处理办公室内的事业性业务,大幅度提高工作效率和服务质量。同时,为各级领导进行宏观管理提供了高效、便利的服务,为科学决策提供了参考依据,从而构建一套科学的管理模式。

移动智能办公平台操作页面

图3 移动智能办公平台操作页面

       3、效益分析

       移动智能办公平台实现公司的信息资源在指定的范围内授权共享;并通过加强和规范内部管理,实现集团内部业务流程的规范化管理,提高了数据的准确性、及时性、充分性、有效性和安全性,保证系统的数据质量,为集团领导决策提供有力的信息支撑,使系统成了高层管理决策的有利工具,大大提高了企业的内部管理工作。

       ●实现“无纸化”办公,全面提升公司整体运营效率

       通过移动智能办公平台的实施,实现“无纸化”办公,使得公司在协同办公、费用管理、合同管理、人力资源管理等方面的工作效率都得到大幅度提高,从而在很大程度上提升部门人员的工作效率,提高企业的效益,增强企业在市场经济和商品经济环境下的竞争能力。

       ●基于移动应用技术,实现随时随地办公

       通过移动智能平台的实施,实现跨越地域限制,借助先进的计算机技术以及移动互联技术,实现随时随地办公。

       ●定制化量身打造集团公司综合管控平台

       平台充分满足公司需求,实现集团化统一管理要求,支持集团化、多公司、多地点、多会计单位的复杂应用。
 
责任编辑:程玥
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