1.ASN的工作原理

       我在之前的多篇文章中都提到过了ASN的应用，它是Advanced Shipping Notice的缩写。我们可以把ASN理解为卖方的发货通知，我在某个外卖平台上点餐，骑手在取餐以后，平台会发通知给顾客，并告知预计送达的时间。制造业中使用的ASN更加复杂，它涉及到了订单管理、物料追踪和收货管理等一系列的活动。

       ASN是供应商订单管理系统中的一个功能，它通常是和企业的ERP系统对接的，它们的关系大体如下图：

       以SAP为例，它是世界领先的ERP系统，市场占有率排名第一，它是许多公司都在使用的系统。SAP开发的供应商订单系统叫做Supplier Network Collaboration（缩写SNC），是基于SAP网络的工具，用于实现制造工厂和供应商之间信息流的同步和自动化。

       简单地说，制造工厂（客户）的订单在SAP系统中被创建，通过SNC发送给供应商，后者在完成订单出货以后，需要在SNC中通知客户，然后更新出货的数据。客户的SAP系统和供应商之间的订单数据传输都是通过SNC实现的，而且这些活动可以用半自动甚至是全自动的方式完成。使用这套系统可以大幅地降低工作量，并且提高数据的准确性。

       上述的描述比较粗略，让我们通过流程图来了解一下具体的步骤。

2.SAP SNC/ASN工作流程图

       在这张泳道图中有3个主体，分别是SAP系统、SNC和供应商。值得一提的是，作为供应商订单管理系统，SNC并不是唯一的工具。在软件市场上有许多具有类似功能的系统，它们都是基于网络平台，也就是搭建在互联网上，只要有一台可以上网的电脑就可以访问订单管理系统。这种网络平台被称为门户（Portal），所以SNC等平台也被叫做Supplier Portal。有些大型跨国公司会自行研发平台，还有一些企业与行业里的其他公司合作开发，共享同一个平台。

       在本案例中，客户使用的是SAP系统和SNC门户网站，并且给合作的供应商伙伴创建了登录SNC系统的账号。

       接下来开始讲解具体的流程。

       1）创建订单

       SAP会根据物料需求计划自动计算出需要采购的物料，这是基于经典的补货模型，具体内容就不做介绍了，读者们可以去阅读我相关的文章。

       2）订单释放到SNC

       实际上SAP和SNC是两套系统，虽然都是同一家公司出品的，但总归是两码事。在SAP中生成的采购订单，需要释放到SNC之中，否则供应商是收不到采购订单的。

       为什么是用了“释放”这个词？它源自于系统中用的”Release”这个单词。订单在SAP系统中已经生成了，但还没有被发送出去。所以要做一个Set free的动作，把订单推送给供应商。

       如果我们想要修改订单，就必须在释放之前做调整，因为这时候供应商还没有收到正式的采购订单。

       传统的订单管理模式是客户把采购订单做成Excel表格，然后发邮件给供应商，后者录入自己的订单管理系统。在出货以后，供应商和客户都需要在各自的系统里登记，每隔一段时间还要对账。如果出现了差异，大家就要把发货的资料拿出来核对，属实是费时费力，没有创造出任何的价值，但是又不得不做，否则账就对不上了。

       SNC是高度自动化的系统，客户和供应商可以摆脱传统的手工操作。订单发送和确认的工作都可以在同一个平台上完成，双方终于可以用同一本Order Book对账，工作效率得到显著提升。

       3）SNC中的数据更新

       数据从SAP同步到SNC需要一点时间，这取决于传输的数据量的大小和网络的速度。单个物料数据的更新只需要几秒钟。

       4）供应商获取订单

       供应商可以在SNC内设置通知，以便接收到新的订单信息，或者是每隔几天上线查看一下是否有新的订单。

       为了便于数据管理，供应商可以把订单和预测信息导出来，保存在Excel文件里，上传到自己的ERP/MRP系统中。

       5）生产制造

       供应商根据订单交货的日期合理安排生产。

       6）订单发货

       根据运输需要的天数，供应商需要提前做好出货准备，使用卡车或是其他的运输模式出货。

       7）创建ASN

       这是整个流程中非常关键的一个步骤。正如前文所述，ASN不是简单的发货通知，它的准确性对客户的物料管理至关重要。

       a）我们要在完成出货后再创建ASN。为什么不能提前做？如果先做了ASN，而实际出货的数量和ASN上的不一致，供应商要和客户协商修改数量，这会给双方带来额外的工作量。因此，供应商要等到卡车装货完毕后，拿到确切的出货信息，然后在SNC中做ASN，这是更加合理的做法。供应商根据运输需要的时间，输入一个预计抵达客户仓库的日期，比如卡车运输大概需要2天，供应商在SNC中输入N+2的到货日期。

       b）创建ASN不能晚于货物送达的时间。假设我通过快递发货，预计在明天中午12点送到客户仓库，那我就必须在这个时间点之前完成ASN，否则可能给客户的订单追踪和收货带来困扰。

       c）如果一个订单行的货物一次出完，供应商可以在系统中选中整行，然后创建ASN。

       d）如果订单行只有部分数量出货，也就是分批出货，供应商需要在该订单行中输入实际发货的数量，系统会自动拆分订单，更新未出货的数量。该过程无需手动拆分订单行，从而提高了数据的准确性。

       e）SNC支持一次选中多条订单行创建ASN。如果订单行数量过多，这种方法就显得不太方便，而且可能会选错行。

       f）为了提高数据上传的效率和准确性，SNC还支持批量上传，只需要使用特定的模板，供应商把实际出货数量输入在表格之中，然后选择保存，系统会自动创建ASN，实现了全自动的数据传输工作。

       g）ASN在创建以后，相关订单行的状态更新为“已发布”。系统在收到已发布的ASN信息后，就把出货的订单从订单簿上移除了。供应商在SNC的订单簿上看不到已经出货的订单信息，但是可以通过查询ASN的编号来查看相关记录。已发布的ASN会以发货通知的形式出现在客户的SAP系统中。供应商输入的到货日期也会同步在SAP之中，客户就是凭着这个信息来跟踪物料到货。ASN可以跟踪供应商的交付情况和业绩。

       8）供应商开具发票

       供应商根据实际出货的订单信息，给客户开票。

       9）SAP中的数据更新

       ASN被创建后，SNC会自动和SAP同步数据，相关信息的更新在数秒之内完成。

       10）订单收货

       在货物送到仓库以后，客户收货人员核对供应商的送货资料和系统中的订单信息，如果两者信息一致，就可以确认收货，进入下一步的流程。如果不一致，仓库需要通知负责的采购员，后者需要和供应商确认实际的发货情况，并且修改出货的发票和箱单。

       11）安排付款

       供应商在SNC中创建ASN，并将其直接更新到客户的SAP系统，自动进行四向发票(4-Way Invoicing Match)匹配。

       传统的财务付款匹配是三向匹配(3-Way)，即系统中采购订单、供应商提供的发票箱单和仓库的收货记录，三方一致才能付款。由于加入了SNC，流程升级为了四向匹配。

3.使用SNC+ASN的优缺点

       1）优点

       使用这套系统的优点是很明显的。

       a）对于客户来说，使用SNC+ASN可以大幅降低采购计划的工作量。以前，库存和订单管理是依靠计划员的经验，使用手工操作的方式完成的，不仅效率很低，而且容易出错。一些计划员害怕发生缺料，因此会人为地增加订单数量，导致过量地购买了原料库存。

       b）通过ASN，客户的采购计划员获得了订单的可视性。在SNC中保存了所有已经被释放的订单信息，客户和供应商看到的信息是一致的，大家都在用同一本账簿管理订单。

       c）供应商提供了比较精确的到货日期，客户可以根据到货计划，按照准时制的模式安排后续的生产。

       d）使用SNC+ASN减少了处理需求所需的资源，包括缩短处理时间，减少纸质交易文件。

       2）缺点

       a）学习整套系统需要一些时间。采购品项很少的供应商并不适用SNC+ASN系统。采购方很难说服供应商仅为了零星的几个物料，每周花费时间去登录系统，下载订单，在出货以后还要在SNC中创建ASN。这些工作对供应商没有什么价值，对他们来说是额外的负担。因此SNC不适用于所有的人。

       b）一次性购买的业务也不适合用SNC，它主要服务的对象是重复购买的物料。

       c）必须和ERP系统绑定使用。如果企业没有ERP系统，那就无法单独使用供应商管理系统。

       整体来说，供应商订单管理系统和送货通知ASN的理念是很先进的，它给订单管理提供了多项解决方案，帮助供应双方提高了工作效率，实现了物料追踪，强化了合作关系。