文章

运用EBPM平台构建企业“多体系”融合机制

2021-06-29李笋

130阅
EBPM平台的各要素模块的架构功能,以“基本架构+多维架构”的模式,有效解决了“一套”架构,多体系从各自专业视角进行协同管理的问题。
       企业的管理体系是企业组织制度和企业管理制度的总称,通常包括多个不同管理体系,如内控体系、质量管理体系、HSE体系、信息安全体系等,由于多管理体系并存,且由不同部门归口管理,普遍存在着割裂、交叉、重叠、“两张皮”等问题,造成管理和执行难度大。

       运用EBPM数字化企业管理平台,构建“多体系”融合机制方法主要包括:要素整合、多维架构、文件数字化、版本管理、组织协同等五个方面。

一、要素整合

       企业管理体系是由26类管理要素以对应关联、引用关联等方式构成。首先解析体系文件中包含的管理要素,常见要素主要有组织和岗位、职责、管理记录(表、证、单、书)、术语、管理规则(制度、标准等)、流程、活动(步骤)、权限、角色、绩效、风控、信息系统等12种。

       这些要素出现在不同体系文件中,需要分类整合,规范名称和描述等基本信息,形成“一套”可共享的要素库。例如,管理记录要规范名称、格式等;术语要规范名称和定义,并删除重叠和冗余等。整合后,术语、管理记录的数量有的甚至减少50%以上。

二、多维架构

       EBPM平台的各要素模块的架构功能,以“基本架构+多维架构”的模式,有效解决了“一套”架构,多体系从各自专业视角进行协同管理的问题。

       1、基本架构:是对应要素的全集架构,覆盖全部末级要素。

       2、多维架构:根据某个体系的管理维度,构建相对独立的要素架构,末级要素从基本架构的末级要素中“引用”。

       例如,内控、质量等体系以多维架构共享“一套”文件,以业务分类为基本架构,以多维架构构建各自文件体系,末级文件只能从基本架构中引用,不允许新建。同理,各体系可以共享“一套“术语;管理记录基本架构按业务分类搭建,也能以“部门”分类。

三、文件数字化

       EBPM平台的文件管理模块,有灵活、方便的文件建模功能,支持文件以“条款”为对象建模,每个对象可以被流程和其他体系文件引用或关联。同时也支持直接上传文件。通过文档生成器可以导出完成建模的各类管理文件,通过发布界面可以按照授权进行浏览和下载。

       管理体系文件一般包括五个层级文件:

       1、国家、行业标准文件:

       国家标准、行业标准等标准文件是企业管理体系建设需要服从的标准规范。标准文件拆分为条款对象建模后,企业级相关文件及其条款可以直接引用匹配。同时,从国家标准、行业标准等文件中,也可以方便查询落实相关条款的企业体系文件、条款、流程。

       2、企业A级手册

       企业A级手册,属于企业标准文件,是用来描述本体系框架和总体结构的综述性文件,一般篇幅较长,格式不统一,有图、表的编辑要求。可以使用可以将各级条款以对象编辑,可以选择并导入术语、管理记录、流程等要素的内容,也可以被流程、文件条款等管理要素关联匹配。

       3、程序文件

       程序文件是支持性文件,描述业务过程规范,处于体系文件核心地位,要求横向到底,纵向到边。各体系程序文件结构类似,设计通用结构模板,统一章节名称和内容要求,建立“一套”融合各体系管理要求的程序文件,各体系通过“多维度”架构选择构建本体系的程序文件架构。

       使用EBPM程序模块进行程序文件的结构化编写,首先“导入”统一章节的文件模板,根据各章节条款的内容要求,分别采用文本、图、表编辑,或者引用术语、指标、流程等要素自动生成条款内容的编辑方式,可以有效提升程序文件的编写和修改效率。

       4、作业指导书

       作业指导书属于企业技术规程类管理规范,是对程序文件中某个流程环节的具体操作进行规范。一般有统一的文件章节结构,所以先“导入”文件模板,章节条款的编写方式与程序文件类似。

       5、管理记录

       管理记录(表、证、单、书)是用以记录业务活动的状态和所达到的结果的文件,属于各体系的基础文件。在EBPM平台的记录模块进行管理,可以上传表样和样例,可以在发布平台浏览或下载表样。程序文件和作业指导书从“管理记录要素库”中直接引用管理记录名称或表样,也可以列出本文件引用的管理记录清单。

四、版本管理

       EBPM发布平台以数据库版本对各体系文件进行一体化发布和版本定义,发布平台可以直接查询近期“5”个版本内容,可以对比版本修改内容。

       使用EBPM治理平台,可以根据版本发布时间,对版本修改原因和内容进行可追溯管理。治理平台中的增、删、改审批流程可以直接在审批流程中调入需要审核的文件、要素、流程模型。体系管理人员、流程管理人员可以“无代码”配置审批流程。

五、组织协同

       多体系融合机制,需要各归口管理部门协同管理,因此需要设置由CEO或者业务主管领导直接管理的企业管理体系治理委员会,规定各部门对架构、文件、流程的管理权限和职责,对体系建设进行协同管理。

       综上所述,EBPM企业管理平台通过对企业体系文件进行模型化、数字化管理,可以有效支撑企业构建“多体系”融合机制,推进企业提升管理效率和水平。
 
责任编辑:程玥
本文来源于互联网,e-works本着传播知识、有益学习和研究的目的进行的转载,为网友免费提供,并以尽力标明作者与出处,如有著作权人或出版方提出异议,本站将立即删除。如果您对文章转载有任何疑问请告之我们,以便我们及时纠正。联系方式:editor@e-works.net.cn tel:027-87592219/20/21。
读者评论 (0)
请您登录/注册后再评论
相关阅读