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供应商送货通知ASN的工作流程

2024-06-05卓弘毅

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制造业中使用的ASN更加复杂,它涉及到了订单管理、物料追踪和收货管理等一系列的活动。
1.ASN的工作原理

       我在之前的多篇文章中都提到过了ASN的应用,它是Advanced Shipping Notice的缩写。我们可以把ASN理解为卖方的发货通知,我在某个外卖平台上点餐,骑手在取餐以后,平台会发通知给顾客,并告知预计送达的时间。制造业中使用的ASN更加复杂,它涉及到了订单管理、物料追踪和收货管理等一系列的活动。

       ASN是供应商订单管理系统中的一个功能,它通常是和企业的ERP系统对接的,它们的关系大体如下图:

关系图

图1 关系图

       以SAP为例,它是世界领先的ERP系统,市场占有率排名第一,它是许多公司都在使用的系统。SAP开发的供应商订单系统叫做Supplier Network Collaboration(缩写SNC),是基于SAP网络的工具,用于实现制造工厂和供应商之间信息流的同步和自动化。

       简单地说,制造工厂(客户)的订单在SAP系统中被创建,通过SNC发送给供应商,后者在完成订单出货以后,需要在SNC中通知客户,然后更新出货的数据。客户的SAP系统和供应商之间的订单数据传输都是通过SNC实现的,而且这些活动可以用半自动甚至是全自动的方式完成。使用这套系统可以大幅地降低工作量,并且提高数据的准确性。

       上述的描述比较粗略,让我们通过流程图来了解一下具体的步骤。

2.SAP SNC/ASN工作流程图

SAP SNC/ASN工作流程图

图2 SAP SNC/ASN工作流程图

       在这张泳道图中有3个主体,分别是SAP系统、SNC和供应商。值得一提的是,作为供应商订单管理系统,SNC并不是唯一的工具。在软件市场上有许多具有类似功能的系统,它们都是基于网络平台,也就是搭建在互联网上,只要有一台可以上网的电脑就可以访问订单管理系统。这种网络平台被称为门户(Portal),所以SNC等平台也被叫做Supplier Portal。有些大型跨国公司会自行研发平台,还有一些企业与行业里的其他公司合作开发,共享同一个平台。

       在本案例中,客户使用的是SAP系统和SNC门户网站,并且给合作的供应商伙伴创建了登录SNC系统的账号。

       接下来开始讲解具体的流程。

       1)创建订单

       SAP会根据物料需求计划自动计算出需要采购的物料,这是基于经典的补货模型,具体内容就不做介绍了,读者们可以去阅读我相关的文章。

       2)订单释放到SNC

       实际上SAP和SNC是两套系统,虽然都是同一家公司出品的,但总归是两码事。在SAP中生成的采购订单,需要释放到SNC之中,否则供应商是收不到采购订单的。

       为什么是用了“释放”这个词?它源自于系统中用的”Release”这个单词。订单在SAP系统中已经生成了,但还没有被发送出去。所以要做一个Set free的动作,把订单推送给供应商。

       如果我们想要修改订单,就必须在释放之前做调整,因为这时候供应商还没有收到正式的采购订单。

       传统的订单管理模式是客户把采购订单做成Excel表格,然后发邮件给供应商,后者录入自己的订单管理系统。在出货以后,供应商和客户都需要在各自的系统里登记,每隔一段时间还要对账。如果出现了差异,大家就要把发货的资料拿出来核对,属实是费时费力,没有创造出任何的价值,但是又不得不做,否则账就对不上了。

       SNC是高度自动化的系统,客户和供应商可以摆脱传统的手工操作。订单发送和确认的工作都可以在同一个平台上完成,双方终于可以用同一本Order Book对账,工作效率得到显著提升。

       3)SNC中的数据更新

       数据从SAP同步到SNC需要一点时间,这取决于传输的数据量的大小和网络的速度。单个物料数据的更新只需要几秒钟。

       4)供应商获取订单

       供应商可以在SNC内设置通知,以便接收到新的订单信息,或者是每隔几天上线查看一下是否有新的订单。

       为了便于数据管理,供应商可以把订单和预测信息导出来,保存在Excel文件里,上传到自己的ERP/MRP系统中。

       5)生产制造

       供应商根据订单交货的日期合理安排生产。

       6)订单发货

       根据运输需要的天数,供应商需要提前做好出货准备,使用卡车或是其他的运输模式出货。

       7)创建ASN

       这是整个流程中非常关键的一个步骤。正如前文所述,ASN不是简单的发货通知,它的准确性对客户的物料管理至关重要。

       a)我们要在完成出货后再创建ASN。为什么不能提前做?如果先做了ASN,而实际出货的数量和ASN上的不一致,供应商要和客户协商修改数量,这会给双方带来额外的工作量。因此,供应商要等到卡车装货完毕后,拿到确切的出货信息,然后在SNC中做ASN,这是更加合理的做法。供应商根据运输需要的时间,输入一个预计抵达客户仓库的日期,比如卡车运输大概需要2天,供应商在SNC中输入N+2的到货日期。

       b)创建ASN不能晚于货物送达的时间。假设我通过快递发货,预计在明天中午12点送到客户仓库,那我就必须在这个时间点之前完成ASN,否则可能给客户的订单追踪和收货带来困扰。

       c)如果一个订单行的货物一次出完,供应商可以在系统中选中整行,然后创建ASN。

       d)如果订单行只有部分数量出货,也就是分批出货,供应商需要在该订单行中输入实际发货的数量,系统会自动拆分订单,更新未出货的数量。该过程无需手动拆分订单行,从而提高了数据的准确性。

       e)SNC支持一次选中多条订单行创建ASN。如果订单行数量过多,这种方法就显得不太方便,而且可能会选错行。

       f)为了提高数据上传的效率和准确性,SNC还支持批量上传,只需要使用特定的模板,供应商把实际出货数量输入在表格之中,然后选择保存,系统会自动创建ASN,实现了全自动的数据传输工作。

       g)ASN在创建以后,相关订单行的状态更新为“已发布”。系统在收到已发布的ASN信息后,就把出货的订单从订单簿上移除了。供应商在SNC的订单簿上看不到已经出货的订单信息,但是可以通过查询ASN的编号来查看相关记录。已发布的ASN会以发货通知的形式出现在客户的SAP系统中。供应商输入的到货日期也会同步在SAP之中,客户就是凭着这个信息来跟踪物料到货。ASN可以跟踪供应商的交付情况和业绩。

       8)供应商开具发票

       供应商根据实际出货的订单信息,给客户开票。

       9)SAP中的数据更新

       ASN被创建后,SNC会自动和SAP同步数据,相关信息的更新在数秒之内完成。

       10)订单收货

       在货物送到仓库以后,客户收货人员核对供应商的送货资料和系统中的订单信息,如果两者信息一致,就可以确认收货,进入下一步的流程。如果不一致,仓库需要通知负责的采购员,后者需要和供应商确认实际的发货情况,并且修改出货的发票和箱单。

       11)安排付款

       供应商在SNC中创建ASN,并将其直接更新到客户的SAP系统,自动进行四向发票(4-Way Invoicing Match)匹配。

       传统的财务付款匹配是三向匹配(3-Way),即系统中采购订单、供应商提供的发票箱单和仓库的收货记录,三方一致才能付款。由于加入了SNC,流程升级为了四向匹配。

3.使用SNC+ASN的优缺点

       1)优点

       使用这套系统的优点是很明显的。

       a)对于客户来说,使用SNC+ASN可以大幅降低采购计划的工作量。以前,库存和订单管理是依靠计划员的经验,使用手工操作的方式完成的,不仅效率很低,而且容易出错。一些计划员害怕发生缺料,因此会人为地增加订单数量,导致过量地购买了原料库存。

       b)通过ASN,客户的采购计划员获得了订单的可视性。在SNC中保存了所有已经被释放的订单信息,客户和供应商看到的信息是一致的,大家都在用同一本账簿管理订单。

       c)供应商提供了比较精确的到货日期,客户可以根据到货计划,按照准时制的模式安排后续的生产。

       d)使用SNC+ASN减少了处理需求所需的资源,包括缩短处理时间,减少纸质交易文件。

       2)缺点

       a)学习整套系统需要一些时间。采购品项很少的供应商并不适用SNC+ASN系统。采购方很难说服供应商仅为了零星的几个物料,每周花费时间去登录系统,下载订单,在出货以后还要在SNC中创建ASN。这些工作对供应商没有什么价值,对他们来说是额外的负担。因此SNC不适用于所有的人。

       b)一次性购买的业务也不适合用SNC,它主要服务的对象是重复购买的物料。

       c)必须和ERP系统绑定使用。如果企业没有ERP系统,那就无法单独使用供应商管理系统。

       整体来说,供应商订单管理系统和送货通知ASN的理念是很先进的,它给订单管理提供了多项解决方案,帮助供应双方提高了工作效率,实现了物料追踪,强化了合作关系。
责任编辑:程玥
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