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RPA与低代码流程自动化:应用场景与优势

2021-10-22Maria DiCesare

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本文为Mendix署名观点文章。
       一项全球研究表明,企业平均每个月有60个小时的工作是手动完成的,也就是每个员工每天花3个小时完成文件归档、数据输入和报告整合,而这些工作都是可以通过自动化的方式完成的。 
       实际上,员工大可不必花费大量时间处理这样的工作。如今,企业正专注于工作流程自动化,以数字化方式替代一些工作。在面向一些简单且重复任务的自动化时,机器人流程自动化(RPA)已成为企业常用的工具。此外,使用低代码平台实现流程自动化也正在成为主流的企业自动化选项。尽管RPA与低代码技术有相似之处,但在功能、应用场景以及长期价值方面却截然不同。
机器人流程自动化(RPA)的概念与应用
       RPA是通过技术手段对重复性、手动执行的业务工作进行自动化处理。用户可以对虚拟机器人进行编程,使机器人执行重复性的工作,包括信息筛选、数据迁移或表格填写等。RPA的目标是让机器人接管一些繁重枯燥的工作,使人们可以专注于更有价值的工作。
       目前市面上有各种类型的RPA技术,但最基本的RPA可以使用编程或智能机器人实现。编程机器人遵循程序员设置的预定规则和步骤。智能机器人则是通过AI学习如何执行一项任务。这些机器人先跟随用户的点击和鼠标移动轨迹,在获得足够的数据后,就可以在没有人的帮助下执行任务。
       无论用户使用的是编程机器人还是智能机器人,RPA都可以用于执行业务任务,比如:
  • 从网站或其他系统中获取和读取数据
  • 从电子邮件、PDF和其他文件中提取数据和内容
  • 迁移数据、文件和文件夹
  • 在独立应用之间传输信息
  • 填写表格
  • 将信息复制和粘贴到不同的系统
       但如果是要处理一些复杂性的的任务时,就无法依赖RPA了。
RPA的优点与不足之处
       RPA擅长自动执行一项非常具体的任务中的某个部分,并且可以在不同的业务部门复制机器人。同时,许多RPA工具在设计时也考虑了非开发人员的需求,因此一般通过简短的操作就能执行非常简单的任务。
       将重复性的工作交由机器人可以让人们更加关于战略。此外,RPA机器人可以全天候午休工作,让人们无需再担心人为错误或是诸如睡眠等“讨厌”的需求。
       不过,RPA最大的优点同时也是它最大的缺点:它只能执行单个任务,无法实现全企业端到端流程自动化。Gartner的报告指出:“目前,企业缺乏如何将机器人流程自动化(RPA)与其他工具相结合的指导。而这也阻碍了端到端流程自动化的发展,使得这些企业错过了战略业务价值。”
       此外,RPA也很难应对变化(Like the late, great dodo bird不建议翻译)。由于这些机器人被训练成只会遵循简单、具体的动作指令,即使是用户界面的微小更新也会导致一个流程失败或发回不正确的数据。RPA还需要日常维护和安全措施,使其成为又一项需要IT部门监控的流程。
       RPA在与遗留系统通信或浏览复杂的UI时可能会遇到困难。这种情况下,企业需要精通技术的开发人员的帮助,而这违背了部署自动化工具的目的。
什么是低代码流程自动化?
       使用低代码流程自动化的RPA没有任何限制。低代码是一种直观的可视化软件开发方法,它也可用于实现任务、端到端流程和复杂工作流程的自动化。低代码流程自动化不是在遗留系统内实现重复性任务的自动化,而是让企业在当前技术能力背景下重构流程并灵活实现现代数字化。
       低代码最大的优点之一是可以随着业务需求的变化而更新应用程序。尽管它是一种比RPA更复杂的流程自动化类型,但低代码的亮点在于可以使技术和非技术用户都能在流程自动化中开展合作。许多低代码平台使用的简化开发环境提供具有拖拽功能的直观界面,因此所有业务部门的公民开发者都可以轻松掌握。
       在理想与现实之间,就只差一个低代码。
何时使用RPA和低代码
       我应该使用RPA还是低代码?这个问题很难回答,因为这两者不能互换。RPA的功能无法满足任何超出基本任务自动化的工作,而低代码则是在被用于整个企业的多个项目和需求时才能充分实现其深厚的潜在价值。
RPA
RPA+低代码=珠联璧合
       RPA因本身的设计而无法应对某些挑战。例如,如果企业想用RPA来自动执行涉及遗留系统的任务时,企业就需要了解如何与系统集成以及某些流程当初是如何实现的。由于RPA只适用于结构化的高质量数据,因此如果系统中的数据是非结构化数据,情况可能会变得非常棘手。 
       在许多情况下,用户需要搭建一个新系统或更新现有系统才能发挥RPA的全部优势。而这可能需要耗费几年时间和巨大的成本。此外,用户还需找到熟悉遗留系统的开发人员,但要找到这样的人员很难(甚至非常昂贵)。以上的方式都没有着眼未来,而这正是低代码流程自动化的用武之地。
       低代码是一个综合的、全面的端到端解决方案,它可以轻松兼容遗留系统,通过API构建数据。如果企业需要重建过时系统,企业可以使用低代码平台在几周或几个月内以较低的成本做到这一点。通过使用RPA,用户还可以将低代码用于开发与您现有系统集成的流程自动化应用。
       下面举一个受RPA启发的低代码应用示例:
       以招聘场景为例,假设一位招聘经理只想查阅特定城市的候选人简历,那么他可以使用RPA来筛选。这项任务并不复杂,在自动化后也会使得人们的工作更加轻松。但整个招聘工作流程会涉及多个记录系统与众多数据源,以上的简历筛选仅仅是其中的部分内容。
       此时,可以通过将低代码流程自动化添加到组合中来进一步推动这个流程。所创建的解决方案可通过Microsoft Exchange邮箱向相关候选人发送电子邮件、通过人力资源系统提出薪酬区间建议、通过劳动合同文件处理验证工作状态是否合法以及为雇用的候选人办理入职——所有这些流程都可以实现自动化。
使用低代码平台完成流程自动化
       简而言之,RPA用于现有系统中简单、重复业务任务的自动化,而低代码可提供更广泛的开发能力。在某些情况下,用户可能只需要选择其中一项技术就可以。当然,同时使用RPA和低代码可以实现最大程度地提高流程自动化效果。

       归根结底,在选择企业流程自动化方案,企业应从全局考虑。当下选择的RPA工具在五年之后是否还有价值?其他部门是否会在未来需要类似的流程?
       从全局考虑,低代码因其先进性和适应性而更有优势。低代码应用平台能够随着业务的增长和发展提供扩展和支持,同时还能促进跨部门协作。
 
责任编辑:王阳
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