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ERP在电厂物资管理中的应用研究

2021-07-22许庆

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随着社会的向前发展,信息技术也在不断地进步,人类的生产生活也逐渐离不开信息技术。现如今,科学技术也进入了物资管理,与传统物资管理相结合,在许多电厂的库存和采购管理中发挥着重要作用,ERP思维的传播及ERP产品的应用,对电厂的物资管理水平提升起到了很好的提升作用。
1 ERP系统的介绍

       ERP即企业资源计划(Enterprise Resource Planning),ERP系统在此特指国家能源集团一体化集中管控系统。国家能源集团公司作为特大型中央企业,拥有1.8万亿资产,生产企业遍布各地,要不断实现资产的保值增值离不开信息化支撑和引领作用。国家能源集团一体化集中管控系统就是建立在信息技术基础上,集信息技术与先进管理理念于一身,以系统化的管理思想,在全集团范围内,通过业务分类建立操作类业务应用,为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台,包括人力资源管理、财务管理(含合并报表)、物资管理、燃料及销售管理、设备管理、项目管理六大模块,通过系统的集约化管控实现集团或区域的共享服务,实现业财一体。

       国内外ERP软件平台类型繁多,国外有SAP、ORACLE等,国内有用友、金蝶等。国家能源集团选用广泛应用的SAP软件,将设备管理、财务管理、项目管理、采购及库存管理等信息系统统一在一体化信息平台中,确保各自的核心业务集成与信息共享,构建大集团式的统一信息平台,分阶段分模块推进信息化实施工作。

       ERP系统包含大量模块,各模块使用共同的数据库工作。物流、财务和人力资源等信息数据可以在各系统模块之间流通和共享,同时流程模块上的一些基本功能,已内置于系统的基础应用模块中,使得ERP系统随时可以拓展新的应用模块,满足不同的需求。电厂可以根据自己的实际需求,自由选择、组合各系统模块,进行“本地化”配置,使之成为企业自身独有的ERP系统。物资管理是ERP实施中的重要一环,涉及物料主数据管理、计划管理、供应商管理、采购管理、库存管理、仓储管理和票据管理(发票校验)等诸多功能,是电厂库存及采购重要管理模块。再更进一步可以将物资业务与财务实时集成,实现账实一致,当每一次出入库及发票校验时,都会生成自动的财务凭证,确保数据的及时性和真实性,减少了每期末的盘点工作,大幅提高仓储效率。真正做到了合理快速准确,有效地支撑起后续电厂经营分析和费用调整工作。

2 关于物资管理的使用流程

       ERP物资管理模块业务目标是实现物资管理业务的全流程管理和物资管理标准化体系的全集团应用,有效落实集团统一管控要求。管理内容包括:主数据管理、计划管理、采购管理、库存管理。物资管理模块与ERP内各模块紧密集成,与项目管理模块实现项目采购申请、项目成本归集等内容的集成,与设备管理模块实现检修计划、检修工单执行等内容的集成,与财务管理模块实现库存价值、采购发票校验、应付管理、资产管理等内容的集成[3]。物资管理模块与主数据管理系统(简称MDM系统)实现物资主数据、供应商主数据、客户主数据等数据内容的集成,与采购管理系统(含供应商协同平台,简称SRM系统)、国家能源e购系统(简称国能e购)、招投标管理系统(简称IBS系统)、集团法律管理系统(简称法律系统)一起构建成国家能源集团物资类、工程类、服务类采购业务的采购过程管理、合同管理系统。物资管理模块与智能报表系统(简称BW系统)、统建系统使用水平评价系统的集成,为BW系统的报表统计和分析、统建系统的使用水平评价提供数据支撑。

       物资管理业务流程总图如下:
物资管理业务流程总图
图1 物资管理业务流程总图

3 其他模块功能

       3.1 主数据维护管理

       针对物资编码的计划业务数据、采购业务数据、存储数据、财务评估数据等,对物资编码业务数据进行统一规范的扩展、修改、冻结等数据管理。

       3.2 供应商管理

       外部供应商可通过集团开放的供应商注册入口进行信息注册,注册审核完成后由集团主数据管理系统对供应商进行赋码,组建供应商库,实时同步供应商准入、变更、退出等信息。

       3.3 计划管理

       生产物资计划管理是指对运行维护、缺陷处理等业务活动中所需的设备、材料、备件、工器具等种类物资的需求管理、平衡利库管理、采购申请管理。项目物资计划管理是指对基建/专项/技改/修理项目所需的设备、材料、备件、工器具等种类物资的需求计划管理、平衡利库管理、采购申请管理。物资计划按形成阶段分为需求计划和采购申请。需求计划:物资需求部门针对所需的物资进行提报(如为项目物资需与项目号关联),经批准后形成计划。采购申请:批准后的需求计划(不参与平衡利库)形成采购申请,由物资管理相关部门人员审核生成的采购申请;批准后的需求计划(参与平衡利库),经由物资管理相关部门人员平衡利库后形成采购申请。

       3.4 采购与服务管理

       采购管理过程主要包括采购申请、采购标的、采购寻源、采购结果审定、采购合同、采购订单管理。采购申请在ERP生成后传输到SRM系统,按招标和非招标方式,分别通过IBS系统和国家能源e购系统进行采购文件编制和寻源采购等工作。采购结果审定后,以订单为核心,合同为执行,规范验收入库、发票校验等容易出现失误的流程。

       3.5 出入库自动生成财务凭证

       每一笔出库、入库均自动生成一笔财务凭证,每一笔发票预制均产生应付账款,确保不遗漏一项物资。

4 物料及库位管理是ERP系统管理重要前提

       为了采购和物资在日常使用中可靠运行,在ERP投入使用之前要建立库存中的库位分类和物料编码标准,这样才能对物料进行有效管理。其次是对申报的物资计划通过平衡利库后可以调拨所对应物资,在库存不满足需求数量的时候,才进行采购,可以提升采购效率及降低运营成本。

       4.1 建立物料编码

       物资编码是物资的唯一标识,通过统一的物资编码规则整理生成物料编码,将重复物料编码进行统一化,如将石灰石、碳酸钙、CaCO3三种物料编码及描述统一规范为石灰石。根据实际情况制定出唯一的物料编码,在各个管理环节保持一致,将供应链上、下游相关信息关联起来,使物资管理更加规范、准确、提高工作效率,是物资工作的重要基础。

       4.2 分类库位管理

       在ERP系统中实施库位管理,对库存物资进行分类,只要知道物料编码,就能查询到库存内该物料的名称、数量和存放地点,具体精确到库位、排、架、层,既可以提高出、入库的准确性,也降低库管员的劳动强度,有利于物资整理,提高库存管理的效率。

       4.3 实现库存定额预警与库龄分析

       对于一些补库频繁的备品备件,可以实施框架协议安全库存,在系统设置安全库存的物料及数量,当某一项物料安全库存实际量小于设定的安全值时,系统自动提示仓库管理员提交采购计划补库,既能降低库存资金占用,又合理确保现场设备正常运行。通过库龄分析工作,了解一些高库龄物资存放时间,根据实际需要对高库龄物资进行出库使用,可以提高电厂库存周转率,避免高库龄库存占用过多的电厂资金。

5 关于采购及库存管理的优化意见

       5.1 加强员工培训,提高员工素质

       公司要发展,人才是关键。为了从源头上避免出错,减少人为操作不当造成的损失,企业应重视提高管理人员的专业水平,管理人员要充分把握自身在ERP系统中的角色,带动员工提升职业能力素养。同时,企业必须加强员工培训,提高员工素质。相关人员都应该深入了解ERP经营理念,接受专业操作和数据分析的培训,熟悉业务流程,提高工作效率和质量。只有全企业上下通力合作,才能充分发挥ERP系统优化库存管理的作用。

       5.2 实施配套机制,避免工作随意性

       企业应当制订工作标准,落实绩效考核,规范数据录入,提高数据可行性。为了实现高效使用,企业需要实施配套管理措施,严格管控ERP系统使用情况,避免补录、错录情况发生。借助相应的奖惩制度,提高工作人员的责任意识和重视程度。另外,相关部门要定期向上级汇报工作进展,做到上情下达与下情上达的有机结合,避免错误理解上级安排,有效督促员工履职尽责。企业还应完善信息共享平台,缩短信息传递路径,促进各部门之间的沟通交流,避免信息传递失真。

       5.3 优化库存结构,降低资金占用

       为了避免不合理的库存结构,企业应利用ERP系统进行信息整合,制定科学的库存储备策略。即结合ERP提供的库存数据,根据实际库存情况,在保证安全库存同时,及时消耗现有库存,严格控制库存量。首先,公司物资种类繁多,为了便于编制采购计划和加强库存管理,有必要对不同物资进行合理分类。同时,企业应及时分析库存信息,跟踪资金占用情况,制定切实的采购计划。坚决执行先进先出原则,确定最大库存限额。一方面,可以重点管理存储量大的物资,限制其入库批次和批量,在采购期间提前控制新增库存积压。另一方面,对于周转率较低的物资,可以直接内部调剂,及时处理无用库存,还可以发掘物资多样化的利用潜能,提高物资综合使用效果。此外,企业可以合理利用供应商库存,减少库存储备,以最少的库存占用最少的资金,有效控制库存开支。

       5.4 加强供应商管理,降低供应链成本

       企业要重视加强合作共赢理念,积极构建战略合作关系,以充分发挥供应链管理作用。企业必须建立科学合理的供应商管理体系,量化供应商评价指标,排除落后供应商,避免因合作产生不必要的纠纷。在选择供应商时,也要货比三家,确保优质优惠的货源,建立长期合作的基础。管理人员在运用ERP系统时,要结合业务特点,积极整合资源,构建有效的信息共享服务平台,提高信息传递效率。

6 结语

       这些是结合工作所了解到的知识,对ERP系统在物资管理进行的一些认识。创新是永无止境的,企业需要在发展的过程中不断推陈出新,以先进的管理思维支持电厂日常运维管理,才能提升效率,增强电厂竞争力。
 
责任编辑:程玥
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