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如何准确识别库存差异的根本原因?

2022-09-22卓弘毅

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库存差异是供应链管理中常见的现象,也是非常困扰管理者的问题。无论是盘盈还是盘亏,都说明在日常管理中存在着漏洞。
       库存差异是供应链管理中常见的现象,也是非常困扰管理者的问题。无论是盘盈还是盘亏,都说明在日常管理中存在着漏洞。我们必须找到问题的根本原因,制定切实有效的措施,这样才能防止同样的问题重复发生。

       库存差异的情况可以通过两种方式发现。

       主动式:

       盘点是主动发现差异的方法,盘点的方式主要有二种,第一种是定期盘点(Periodic counting),另一种是循环盘点(Cycle Counting)。

       定期盘点是每隔一定的时间,对所有的库存物料进行盘点的活动。每次的间隔可以是一个季度、半年或者是一年。

       循环盘点是根据ABC分类法把库存品根据价值的高低来制定盘点计划。在整个年度中,所有的库存品至少会被盘点一次,价值越高被盘点的次数也越多。

       被动式:

       当仓库需要领用物料发货时,发现库存数量与系统上的记录不相符,差异情况就被动地发现了。

       不管是主动或是被动地发现差异,库存调整都是需要立即去做的。知错就改,不能一错再错,这是库存管理的原则。

       当然了,调账不是想要做就可以做的,财务控制官需要了解差异的根本原因,合情合理的解释,有效的改善措施,把问题都说通了才能同意调账。

       想要调查问题的根源是个头疼的事情。几天前发生的事情大家可能还记得,如果是陈年旧账谁还能记得清楚?时间相隔得久了,差异渐渐地就变成了一笔糊涂账,解释不清楚,挨领导批评也是无可奈何的事。唯一解决的方法就是找到造成差异的根本原因,然后才能告诉领导这个锅,我不背!

       如何来准确识别库存差异的根本原因?这里有一份差异原因手册,请收好。

步骤一 先易后难

       大家有没有这种经历,有时候电脑出了故障,在找高手求助之前,不妨先把电脑重启一次,说不定电脑就恢复正常了,有时候解决问题的方法就是这么简单。

       查找库存异常原因也是一样,可以换一个人重新来盘点一次。说不定差异的原因就轻易地被发现了,很有可能是由于一些低级错误引起的,比如盘点数字抄错了,或是有些物料漏掉了没盘到,更有甚者是在系统输入的时候少输入了一个零。

       通过最简单的方式,重新盘点一次有数量差异的物料,没准儿就可以迅速找到问题原因,从而省去了大量的分析的时间。

步骤二 按图索骥

       因为低级错误而造成的库存差异的情况还是比较少见的,在大部分的时候,差异问题都是由于一些深层次的原因引起的。首先我们要画一张图,把库存先做一下归类,然后根据差异情况来对应地寻找问题根源。

工厂库位图

工厂库位图

       在库存管理中,最主要的库存有原材料Raw Material、在生产区域的在制品Work in Progress和成品Finished Goods,它们构成了三个主要的库位,也就是所谓的Storage Location。

       除此以外,还有一些特殊的库位,我们先来聊聊这些库存可能存在差异的原因。

       项目材料Prototype

       制作样件需要使用消耗一些原材料,有些是为了新项目专门开发的材料,有些则是通用材料。

       由于项目阶段消耗原材料数量不确定,经常会有超过预算使用量的情况。项目组成员对于物料管理的意识也普遍较薄弱,领用以后的原料随意处置的现象较多,这部分的物料比较难进行管理。

       一般的做法是项目材料领用以后就直接销账,走项目费用,这样就不会对系统库存数据准确率造成影响。

       报废Scrap

       库存品因为质量不合格的原因,暂时不可使用,等待最终处理。原材料如果超过了有效使用期,不能用于生产,只能报废。很多工厂的报废品不是实时进行处理的,所以很容易造成实物的库存数据与系统不一致。

       客户退货Return

       因为质量或是包装方面的问题,送到客户仓库的成品要被退货。退运货返回工厂仓库以后需要入库检测,判定是否可用或是报废。退货如果在系统中没有及时进行处理,可能会造成库存数量的差异。

       包装材料Packaging

       包装材料种类很多,每种成品的包装物可能都不相同,完全是定制化的。包装材料可能是在BOM内,也有可能是在BOM外,需要视具体情况而定。

       如果是在BOM内的,那么就很容易造成库存的差异,因为包装材料是很难管理的。除非是单价较高的包材,如托盘、周转箱之外,一些体积或金额较小的包装物入库的时候不会进行清点。在包装过程中实际使用数量也没人会认真统计,时间久了,库存差异就会越来越大。

       JAIL

       字面解释是监狱,里面关的不是人,而是可能存在质量上的缺陷,不可使用,需要等待质量检验人员判定的物料。如果这些材料没有及时处理,就可能被人遗忘在角落或系统中。

       库存差异主要的部分还是在原材料、在制品和成品之中,我们要重点关注这三个部分。接下来,就让我们深入分析各个库位里差异可能存在的原因。

       原材料

       1.收货系统数据更新不同步

       在理想的环境下,一批原材料到仓库后,应该立即验收入库,同时在系统中更新库存数据。可是在现实中,时常会有不同步的情况发生。

       如果货物已经在仓库里了,但是还没有在系统中完成入库,那么实物数量就会大于系统数量。

       如果在系统中已经完成入库了,但是货物还没有放置在指定库位里,那么实物数量就会小于系统数量。

       2.错误的订单号、零件号或数量

       供应商在制作发货单据的时候,可能会打错了订单号、零件号或是数量,明明是A物料,在箱单上写成了B物料,如果零件的外包装都是一样的,仓库收货人员不开箱检验是没法识别出错误的。

       3.错误的计量单位

       零件的单位是可能是袋、箱、托盘,或者是长度、重量单位,搞混的话就会造成库存的差异。

       4.来料退货

       供应商原料因为质量或是数量上的问题,需要安排退货。如果系统中已经入库,在完成实际退货以后没有在系统中扣减,就会影响库存的准确性。

       在制品

       1.物料清单BOM

       如果BOM上的数量和生产过程中实际消耗量不相符,就会产生库存的差异。在创建了BOM以后发生了工程变更,没有及时维护物料清单也会造成日积月累的差异。

       2.返工

       一些在制品需要返工rework,其中一部分的原材料需要拆解下来,更换上全新的物料。被拆下来的原料不可继续使用,需要走报废的流程。整个过程中涉及报废和重新领用物料,如果没有及时在系统中完成相关的操作,很容易引起库存数量差异。

       3.倒冲

       倒冲(Back flush)是ERP系统对产成品收料并对原材料减料的确认过程。

       在ERP中,每个产成品和在制品都设置了多层BOM表,系统在产成品收料时将自动增加产成品库中成品数量和金额并根据BOM减少在制品库即生产车间的原材料的数量和金额。

       原材料移库、生产报工要及时。如果移库延迟,在制品库位可能就没有足够的原材料做倒冲扣减,就可能出现原材料负数的情况。

       这种情况也可能会对MRP的计算产生影响,导致无法计算出正确的物料需求,最终影响到下一个批次订单的数量和物料供应。

       成品

       1.出货系统数据更新不同步

       货物在离开工厂仓库以后,需要立即在系统中做销账扣减的动作。

       如果货物还在仓库里了,但是在系统中已经完成出库销账,那么实物数量就会大于系统数量。

       如果在系统中还没有完成出库,但是货物已经离开了仓库,那么实物数量就会小于系统数量。

       2.错误的订单号、成品编号或数量

       仓库在制作出库单据的时候,如果输入错了订单号、成品编号或是数量,可能会导致成品的系统库存数量差异。

       3.样品、赠品

       质量部或是销售部可能会领用一些成品用于样品检测或是客户赠品。如果没有经过领用手续过账的话,可能会造成数据的差异。仓库区域只有专人才可以进出,领用货物必须有严格的控制流程。

       产生库存差异的原因并不局限于以上提到的这些,可能还存在着一些出于意料的情况。林子大了,什么幺蛾子都可能出现。如何来改善差异的情况?这里有3个tips供参考:

       1.尽可能地使用条码系统,减少人为操作。

       2.实物的移动必须与系统操作同步。

       3.库存差异问题及时发现,及时处理。
责任编辑:程玥
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