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ERP环境下企业内部控制风险及其对策

2020-06-28王锡姝 王纪军

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本文则主要针对ERP系统在企业财务管理中的应用展开全面的分析?

引言

    为了应对愈发激烈的市场竞争,靠人工干预控制的时代已逐渐过去,很多企业认识到搭建一个ERP系统不止是奠定企业内部管理的基础,更是驱动业务发展的动力,其已经作为当代最热门的管理工具,辐射到企业每个业务环节,特别是在内部控制体系中,更是展现出信息系统对于企业内部控制环境、相关风险评估、标准流程执行管控的严密性以及维护信息的安全性等优势?

1、ERP系统的定义

    ERP系统是指企业资源计划(Enterprise Resource Planning)全称的缩写,是建立于信息技术的基础之上,将信息技术与先进的管理思想融合成一体,用系统化和先进化的管理理念,为决策管理层以及企业员工提供一定的决策手段和方法的一种管理平台?其核心思想是SCM,它已经超越了传统企业的管理理念领域,从供应链范围的角度去优化一个企业全部的有关联性的资源,使现代企业的整体运营模式得到了优化?使整个企业的现有业务流程状况得到了相应的有效地改善,同时能提高整个企业的核心竞争力?

2、ERP环境下的主要内部控制风险

    2.1 业务流程控制不足

    企业在运用了ERP系统后,原有的许多业务流程会发生变化,比如许多之前需要手工进行的流程转变为在ERP系统内进行,一些流程的顺序也会发生改变?与此同时,企业内部控制的流程也必须随着业务流程的改变而改变,很多企业未能利用ERP系统将内部控制加以改进,而是继续使用以前的内部控制制度,造成了很多漏洞的出现,给企业带来损失?

    2.2 缺乏风险管理意识

    国内的部分企业受到传统企业管理模式的影响,对于风险管理没有引起足够的重视,缺乏系统的风险评估与应对意识,部分管理人员对风险管理的认知还停留在只需做好日常工作的阶段,忽视了风险管理的重要性,没有形成资产安全管理以及员工行为监督的制度,风险管理理念薄弱,导致风险问题的频发,基本都是在风险问题出现之后再进行风险补救工作,但为时已晚,进而对企业生产经营造成了严重的影响?

    2.3 在财务会计工作中的应用较为薄弱

    财务会计工作是企业财务管理工作的重要组成部分,需要结合企业的实际发展情况实施有效的财务会计工作,保证财务会计工作质量,才更有利于对企业生产中潜在的财务风险因素等进行剖析?在信息时代背景下,企业虽然逐渐引入ERP系统强化财务管理工作,但在实际调查中却发现,很多企业未能将ERP系统有效应用到财务会计工作中,导致财务会计工作依旧停留在原有的水平,未能利用ERP系统的优势优化财务会计工作?另外,也有一些企业在财务会计工作中应用到ERP系统,而因系统的应用过于简单,未能深度挖掘ERP系统的功能和优势,尤其是缺乏对企业生产和经营方面的数据统计分析,造成财务会计工作不全面,缺乏与企业生产经营实际的联系?

3、ERP环境下企业改善内部控制的策略

    3.1 分模块逐步扩展实现整个ERP内部控制系统的嵌入

    ERP系统的不断优化是一个长期的过程,需要企业根据业务和内部控制管理要求目标的不同来进行持续调整,一方面针对已上线且运行良好,符合内部控制要求的模块进行平稳维护,另一方面对存在运行缺陷或尚未有效应用的模块进行优化和开发,通过审批节点设置、条件设置等特定条件,让系统可以自动拒绝不符合标准规范的操作,或者强制要求必须经过某个节点,该流程才能传递到下个节点,可以减少由人为主观判断评价带来的随意性和错误率,提高内控的稳定性,使得企业能够在一个相对完善的信息系统中有效开展内部控制管理?

    3.2 增强对数据信息方面的安全控制

    对企业系统数据的实时保护需要加强,利用高科技的屏蔽设备,防止黑客、木马病毒等进入系统,泄露公司的数据信息;另一方面需要引进高层次的计算机人才,对信息系统进行即时地维护与防护升级?从而使企业的数据信息传递与沟通风险问题出现的概率有所降低,保证企业能够最终实现内部控制的优化管理目标,进而整个企业的内部控制水平得到有效的提升?风险既包括内部的,也包括外部的,我们都需要时时关注,认真甄别?因此,加强内部控制建设里的信息与沟通是非常有必要的,ERP各控制节点的信息收集、处理和传递程序环节也需要一目了然、清晰明了?完善的信息与沟通机制必须事先建立好,从而后期才能将信息传递到企业内部各个管理层、各个部门、各个环节,同时外部监管机构、债权人、投资者、客户、供应商之间也需要进行有效沟通和及时反馈,对于发现的一些虚假信息和恶意欺骗、隐瞒行为,应当高效地建立起重要岗位的轮岗替换制度,明确反舞弊工作的着眼点在哪,建立反舞弊的重要机制,使相关信息数据在录入ERP系统时的准确性和完整性得到有效的保证。

    3.3 健全风险评估机制,加强控制手段

    在利用ERP系统作为企业运营与管理工具的同时,必须清楚意识到它所带来的风险,建立健全风险评估机制,合理运用风险识别、分析及应对理念来评估企业面临的风险并及时规避风险,避免造成损失?同时,应该更多的注重内部控制事前防范与事中控制,事前建立一套严格的内控制度,为内部控制提供良好的环境;事中注重账实盘点、库存限额等问题,保障货币资金的完整性与安全性,确保企业的经营活动顺利进行?事前、事中、事后相结合,通过多样化的控制活动,可有效降低内控的风险,是企业得到更好的发展?有条件的企业可以设立一个风险评估的专门部门,招聘一些在风险评估方面有一定经验的人才,帮助企业更加详细、更加全面的进行风险评估?同时风险评估部门应与审计监督部门一样保证足够的独立性,这样才不会让其他因素对评估的结果产生影响?

    3.4 强化ERP操作人员的知识培训,优化数据校验程序

    在通过ERP建立企业内控系统时,拥有财务专业知识且对业务熟悉的财务人员应在ERP系统实施和日常维护中起到带头作用,尤其是在试运行阶段,应逐一对重要的业务流程进行闭环测试,从业务的发起到报表的输出,确保在关键的控制点都有管控到,正式操作前对相关岗位进行大量的培训演示和系统测试练习,系统上线后要定期对系统数据进行分析,随着业务变化来及时调整原有系统设置,同时加强对各岗位操作人员的技能培训,尤其是理解上下节点的流程,帮助其了解权限范围内应执行到位的操作步骤,并在系统内部设置多层次逻辑校验程序,减少操作错误次数,提高各类信息的准确性?

结束语

    综上所述,在新时期发展中,ERP系统的应用可有效提升企业财务管理工作效率,当然,在系统具体应用的过程中,需要企业管理人员以及财务部门人员加大对ERP系统应用的重视,并将其应用财务管理全过程中,切实提高企业财务管理水平,有效规避企业发展中潜在的财务风险隐患?

责任编辑:程玥
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