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浅谈企业的应收账款内控制度与ERP管理系统

2020-11-09贾荣荣

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本文根据内部控制理论和应收账敖内部控制的目标分析了利用ERP系统进行应收账款内控的具体做法,利用ERP管理系统达到对应收账款管理,提高资产质量和营运能力,规避财务风险目的。

一、企业应收账款的内部控制现状

    在经济全球化的今天,企业的结算方式成为一种新的竞争手段。在这种情况下,应收账款大量地出现在信用交易中。我国由于在信用等方面的制度不完善,使得应收账款内部控制在实际运用中还很不成熟。因此,建立健全的应收账款内部控制制度并有效实施,从源头上化解企业债务风险的出现,已经成为众企业的当务之急。

二、应收账款内部控制面临问题

    1.控制环境不理想。控制环境是其他所有控制要素的基础。“信用危机”和“赖账经挤”的盛行使企业信用意识淡薄,恶意欠债的现象严重。近年来,在企业中普遍存在着相当程度的诚信贬值现象。同时组织结构设置不合理,没有建立信用管理部门,以及相关人员的素质和对应收账款管理没有树立科学的观念。

    2.缺乏适当的管理控制活动。目前,我国大多数应收账款日常管理过程中存在薄弱环节,其主要表现在三个部分:一是现代企业针对于日常发生的应收账款未进行及时、准确、全面的记录,如应收账款发生的时间、地点、人物、金额及其编号等;二是现代企业未能够定期核对账目、账龄分析等应收账款分析评价活动;三是现代企业销售管理部门缺乏信用标准和相关评定客户信用状况的机制,以至于难以全面把握客户的信用状况,极易给现代企业造成应收账款风险。造成这种现象的原因主要是没有明确的权责划分,没有具体的责任人来负责,在应收账款管理当中权责不够明确,没有严格的管理办法,缺少必要的内部控制制度,从而使应收账款无法收回给企业带来损失,却最终无法追究责任。其次,单位片面追求利润,没有树立正确的应收账款管理目标,忽视了单位的现金流量。

    3.缺乏信息沟通。控制过程中离不开信息与沟通。销售部门和财务部门之间信息无反馈,业务员重视的是销售额,对公司的发展而言销售额是已经实现的,而市场信息决定着企业今后的销售业绩和市场。然而,许多企业既没有向业务员提出过收集信息的要求,也没有建立一套业务报告系统,销售部门和财务部门之间信息沟通贫乏,业务联系严重脱节。

    4.风险意识薄弱。目前大多数企业没有建立一套完善的赊销制度,对形成的逾期应收账款能否收回、收回多少没有底数。不对应收账款进行风险评价,为了抢占市场而扩大销售,在事先未对付款人资信度作深入调查、对应收账款风险进行正确评估的情况下,通过赊销吸引客户,虽产生了较高的账面利润,但忽视了流动资金不能及时收回的问题。

三、建立应收账款内部控制的必要性

    建立应收账款内控的必要性可以分为以下三个方面:

    1.建立健全应收账款的内部控制制度能保证会计信息的真实性和准确性。健全的内部控制,可以保证会计信息的采集、归类、记录和汇总全过程真实地反映企业生产经营活动的实际情况,并及时发现和纠正各种错误和问题,从而保证会计信息的真实性和准确性。

    2.建立健全应收账款的内部控制制度能维护财产和资源的安全完整。健全完善的内部控制,能够科学有效地监督和制约应收账款的各个环节,从而确保足额、及时收回应收账款,保证财产物资的安全完整,并能有效地预防坏账的发生。

    3.建立健全应收账款的内部控制制度能有效地规避风险,给企业应收账款的回收上了一道双保险。

四、利用ERP管理系统对企业进行内部控制势在必行

    ERP系统就是以财务会计为导向的全面企业集成系统的一个重要环节,它是利用现代信息技术、通信技术、网络技术建立起来的管理信息系统,它的优势不仅仅在于帮助企业建立一套信息化管理系统,更重要的是它代表当今世界最先进的现代管理思想,通过它可以实现企业业务重组、组织重组和管理重组,尽快改变我国传统管理粗放落后的局面,以适应社会主义市场经济的发展,使企业能够从容的适应市场激烈的竞争。

五、利用ERP系统加强企业应收账款内控管理的具体做法

    1.根据系统客户信息,制定合理的赊销制度

    ERP系统建有详细的客户信用档案,系统客户信用资料包括客户名称、购货内容、客户品质、信用等级、赊销金额、赊销时间、信用期履行情况、首次发生业务时间、业务发生频度、可否发货等。实现了对业务全过程的跟踪,并对历史数据进行分析。我们可以根据信用档案和历史数据,制定合理的赊销额度和适当的回款期(即归还应收账款的期限)。赊销额度和回款期等数据确定后,按照各客户的资料输入数据。系统据此来判断客户的信用情况,一旦发现实际账龄超过目标账龄,则马上显示在账龄分析中。据此企业可以随时掌握每一客户的信用情况,并做出信用评价,为制定合理的赊销制度提供及时准确的信息来源。这些工作的开展,使企业在经营活动中处于主动的位置上。

    2.利用系统数据的客观性,保障赊销制度的顺利执行

    订立合理赊销制度是基础保障,赊销制度的执行是关键。首先,预设事前控制条件,在ERP系统中对客户的赊销期和赊销额进行设置,自动进行监督,防止人为因素的干扰,保障制度执行。其次,完善事中控制管理。在日常经营活动中,系统将自动拒绝不符合规范的操作步骤,在系统中对发货进行限制,超过赊销期未回款的,不允许继续发货,从而在业务发生的过程中就进行控制,进而对应收账款加强管理。同时以信息传递为线索,自动形成财务信息,减少人为操作,通过系统进行事中控制,可以有效控制在制度执行过程中人为因素带来的各种随意性、欺骗性,提高内控的稳定性、可靠性。再次,要加强事后控制管理。在ERP系统中主要可采取以下检查措施:①数据核对。系统可自动核对内部外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系,并把异常情况及时提交给相关的监控部门,保障数据的准确性;②信用的重新评估。通过反馈的信息,对原来制定的信用制度进行检查,决定其是否适当,下一步是否需要继续执行;⑧检查制度执行情况。通过搜集整理员工的日常操作,系统可定期分析员工的工作内容及行为方式是否合乎规范,这样通过全过程的监控有效保障了赊销制度的顺利执行。

    3.实时账龄分析,提供决策依据

    ERP系统根据事先设置好的信用期自动对客户进行账龄分析。系统根据用户的需要,可以查询到分为几个不同时段对客户进行的账龄分析。通过应收账款账龄分析,提示财务管理人员应把过期款项视为工作重点,帮助企业进一步研究与制定新的信用政策,这是加强应收账款日常管理的重要手段,根据系统数据显示,如果企业应收账款的账龄开始延长或者过期,账户所占比例逐渐增加,那么就必须及时采取措施,调整企业信用政策,努力提高应收账款的收现效率。

    4.信息完整及时,提高应收信息实用性

    ERP系统建立了良好的信息通道,上级主管部门可以通过网络,方便快速地获取所需数据,大大推动了内部联系的紧密度,克服了人员由于地理距离的原因缺乏沟通的弊病,使地理距离变成了鼠标距离,这种水平型传递方式加快了信息的传递速度,相关部门之间实现了直接对话,发现了问题各部门可以相互沟通,共同解决。

六、建立应收账款清收责任制,配合ERP管理系统应用

    企业在运用ERP系统对应收账款进行内控管理的同时,还要针对应收账款管理中经常出现的状况,以制度的形式将债权责任明确下来,以规范有关人员的行为。主要内容应包括:(1)明确划分责任范围,对公司全部的客户的欠款尽可能地落实到个人;(2)明确规定在应收账款未完全收回之前,责任人不得调离企业;(3)明确规定各人的职权范围,对超限额赊销或未经审批赊销的应予以处罚,并承担由此而产生的后果;(4)明确规定隐瞒变更应收账款事项应负的各种责任;(5)明确规定由于信用部门人员徇私舞弊调查不实而产生坏账应负的责任;(6)明确规定责任的监督部门,防止责任管理留于形式。

    纵观国内外成功实施ERP企业的经验,在实施ERP的过程中应注重从需求出发,结合企业实际,抓住瓶颈,总体规划,分步实施,对于企业内部管理来说,责、权、利是不可分的,应收账款的清收与责任人的经济利益要挂钩,目标要具体,奖罚要有力,要制订严格的资金回笼考核制度,以实际收到货款数作为赊销申报人的考核目标,这样就可使销售人员明确风险意识,使应收账款控制在合理的水平上,以达到对应收账款管理,提高资产质量和营运能力,规避财务风险,防范和化解财务风险的目的,促进企业健康发展。

责任编辑:程玥
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