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浅谈SAP R/3 ERP系统在国内企业的实施与应用

2020-11-19陈希艳

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本文重点谈论了SAP R/3这一ERP系统在国内企业实施的意义,实施过程中的技术难点,以及企业后续的持续应用。

    随着世界经济一体化的发展,我国要想建立具备国际竞争力的企业将面临前所未有的竞争压力。在这种形势下,企业必须意识到在激烈的市场竞争中仅仅靠价格、质量、产品和服务已无法赢得竞争优势,只有在企业管理方面多下工夫,引入先进的管理理念,才有望在全球化的市场竞争中脱颖而出。实施企业资源计划(ERP)正是中国企业顺应历史潮流,走向世界市场的必然趋势。ERP系统是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业内外人员提供相关事务处理控制和决策支持手段的管理平台。

    目前全世界公认的最好的ERP软件就是SAP。SAP公司成立于1972年,在德国的沃尔多夫市,是全球最大的企业管理软件及协同商务解决方案供应商、全球第三大独立软件供应商。同时SAP也是它的软件名称,翻译成英文是“Systems,Applications,and Products in Data Processing”(数据处理中的系统、应用和产品)。SAP软件是全球市场占有率最高的ERP软件产品,也是国内ERP市场占有率最高的国外软件。对于我国大部分企业来讲,SAP软件虽然昂贵,但因为它的强大影响力,往往是其ERP系统的首选。

    SAP R/3是一个基于客户/服务机结构和开放系统的、集成的企业资源计划系统。其功能覆盖包括企业的财务、后勤(工程设计、采购、库存、生产销售和质量等)和人力资源管理、SAP业务工作流系统以及因特网应用链接功能等各个方面。这些功能模块服务于各个不同的企业管理领域,故本文以SAP R/3系统为例,来阐述ERP软件在国内企业的实施与应用需要注意的问题。

1 SAP R/3 ERP系统的实施探讨

    1.1 ERP项目实施的主要内容和步骤

    1.1.1 组织架构设计

    组织架构设计是实施ERP系统的奠基性工作。依据ERP系统实施的客观要求,进行组织架构的优化设计,为实现ERP管理软件高效运行创造条件。

    1.1.2 业务流程设计

    根据功能需求,对现行业务流程进行写实性描述,对照国际先进企业的最佳业务实践,对现行流程中不科学、不合理的业务过程进行逐项优化。依据变局部功能最优为整体功能最优的原则,重视效率、追求简洁、有效控制、科学有序。从而保证新的业务流程既符合国际惯例,充分融入国外先进的管理理念和方法,同时又能满足企业长远发展的要求。

    1.1.3 模型设计和功能设计

    依据标准的业务流程,对ERP系统进行初步配置,形成系统模型。对各业务功能进行详细设计,具体描述各项业务的实现细节,将相应的数据输入系统,通过系统模型演示,收集对系统和流程的修改意见,并依据新的需求和修改意见对系统模型进行再设计,确定系统的配置方案。

    1.1.4 确定客户化的工作范围

    根据业务需求,确定客户化工作的范围及优先级别,如报表、系统接口、功能扩展和补充以及数据转换工具等。并对客户化工作范围进行最终确认,确认后由实施顾问或企业关键用户进行二次开发SAP R/3系统。

    1.2 SAP R/3 ERP项目实施中存在风险

    1.2.1 软件风险

    大多企业在考虑到软件风险时喜欢选择SAP的R/3版本的软件,这往往综合考虑了这个软件的涵盖行业、涵盖模块齐全,能塑造成与企业实际情况贴切的样子;考虑与企业以前用的MIS软件的集成效果好,保证之前企业对各业务模块的软件投入不会因为上新系统而浪费,能够很好的利用已有资源;考虑了此软件的应用范围广泛、推广年限较其他软件要长,成熟性和稳定性经过了时间的论证;考虑中文界面的使用方便,对数据的支持度高。

    1.2.2 实施风险

    在项目的实施过程中,我们需要有专业化的SAP实施顾问来完成企业的需求调研,调研内容需要包含流程、业务情况、组织部门、权限分配等企业管理的方方面面。在调研过程中,实施顾问的水平直接决定了调研内容的可靠性和后期项目实施的成功与否。企业经费和人员精力也是实施成功的关键,我们实施的过程既要保证项目质量也要考虑完成时间是否在企业能接受的合理范围之内,以及项目实施阶段和实施后的维护费用、管理费用是否在企业的承受范围之内。系统的安全性也是实施中应当考虑到的问题,包括系统的负荷、承载能力、稳定性。

    1.2.3 管理变革风险

    我国企业正处于改革和发展阶段,企业在日常经营过程中面临不同风险,包括环境、运作、财务及决策等,所以我们需要通过加强管理、优化业务流程来提升客户满意度等降低企业经营风险。伴随着一系列管理的持续改善、管理理念的改变,我们通常都需要在ERP系统中对原有的组织架构、后台配置、业务流程进行修改,这些修改对投入生产经营的系统软件来说存在着风险,既不能影响到现有的应用,又要完成对系统的整改,实施起来有一定的难度,对实施顾问和企业关键用户的业务水平和配合程度都是挑战。

    1.2.4 开发的风险

    客户化是软件标准功能往往不能满足企业的具体需求,需要我们利用SAP R/3提供的开发技术对ERP软件功能进行修改、完善和新增。客户化开发也存在很大的难度,通常会涉及到软件模块的改动,要增加或修改软件的功能,需要借助软件商提供支持二次开发的工具,还可能需要有软件的源程序,这些可能需要支付额外的费用,而且并不是每个软件供应商都愿意提供源代码。客户化工作会影响ERP系统标准功能的实现,导致ERP系统难以维护和升级。当系统升级或企业的业务流程或者组织架构需要根据市场竞争及时进行调整的时候,过多的客户化开发会使得这种ERP系统功能的调整变得很困难甚至是不可能。

2 ERP系统在后续应用中的完善

    ERP系统的成功上线,并不意味着ERP项目的结束,如果企业认为只要花钱买好的软件,就是建立了面向未来的企业的信息架构和有利和高效的业务能力,那这种企业只是在浪费人力和物力。只有在项目成功上线之后,从企业的角度充分运用SAP R/3系统,把系统的强大功能发挥出来,才能使其为企业的经营管理所用。就我国企业的实际状况来看,应当从以下几点入手完善和应用:

    2.1 定时对系统功能进行检测

    召开会议,发现ERP系统需要改善的地方。在ERP项目实施过程中,时间紧、工作量大,所以可能无法考虑一些细节的内容。但是,在SAP R/3系统上线后,用户相对来说,就有比较多的时间,来考虑这些细节问题。所以,企业内部要定时的开座谈会,集中讨论现阶段ERP系统运行中发现的问题及需要改善的地方。各部门要把发现的问题或者需要改善的地方一一列出来,摊在桌面上谈,通过交叉讨论和互相协调,制定一些可行的解决方案。若自己不能解决,就要依靠外部的SAP实施顾问了。总之,无论问题大小,及时发现问题,及时处理,这款软件才能在企业各方的共同努力下,不断进步,给企业带来预期的效益。

    2.2 充分利用用户操作手册和流程图便条

    通常,用户在ERP项目上线之初,即使利用系统后的流程跟他们的手工流程有差异的情况下,他们也会完全按照标准作业规范来操作系统,但是,使用一段时间后,人们往往掉以轻心,把以前手工作业时的坏习惯,带到线下来操作,使软件的先进性和对业务操作的监督性都发挥不了作用。如何让用户持之以恒的利用标准作业规范为指导对ERP系统进行规范化的操作、如何让新员工尽快熟悉ERP的标准作业流程,这些流程管理问题,一直是企业非常头疼的问题。而且,流程操作的不规范,也是导致ERP系统出现错误的主要原因之一。有什么简单有效的方法能够解决这一难题呢?

    第一,我们需要自行编制实际业务流程的操作手册,内容详尽并带有系统操作截图。企业把手册分类下发到用户手中,在忘记操作时方便用户随时查找。第二,把一个个标准作业流程图配上简短的说明,制作成一张张小的卡片,然后,把他贴在对应用户的电脑旁边,让他们一坐下来,就可以看到这个友情提醒。这个潜移默化的效果,比集中培训一天的效果还要好。这两种方法花费成本少,在规范企业对于ERP系统的操作等方面有非常大的作用。

    2.3 整理实施文档

    首先,在ERP项目实施过程中,会产生很多跟项目有关的文档,如标准作业流程文档、作业规范文档、二次开发的文档等等,这些文档在ERP项目实施完成后,企业要抽时间及时进行整理,若文档有缺乏的话,要及时跟顾问联系,补齐文档资料。因为这些文档资料是以后公司SAP R/3系统运作出现问题时的重要参考资料。而且这方面资料,很多都是内部资料,在外界是无法取得的。特别是关于二次开发的相关资料,企业如果换了开发人员,他们肯定对于你这个企业的二次开发的个案不熟悉,所以,要特别重视这些文档资料的整理。

    其次,ERP上线后,在实际应用的过程中,难免还会遇到一些问题,企业不能解决了就完事了,而应该在解决问题的同时,把这个问题的情况、发生的原因、解决的方法、预防的措施等写成一份文档,永久的保存起来。这些文档资料都是企业宝贵的财富,是企业以后对于新员工进行ERP培训的最好的教材。也只有如此,企业才不会老是在同一个地方摔跤,不会重复的交学费。

    2.4 多培养一些关键用户

    在ERP项目实施时及ERP软件培训时,由于受到场地等的制约,一般都只有项目组的成员,接受过ERP项目正规培训。但是,若这些关键用户离职了,对于SAP R/3系统的运作影响是非常大的。所以,企业在项目完成后,要开展定期不定期的SAP培训,让每个用户都成为系统的关键用户,让他们在任何时候都能够独当一面。

    同时,对于其他员工进行统一的培训,有利于让他们了解ERP系统的全貌。简单的说,就是让他们了解其他部门的操作,会对自己部门的操作产生什么影响;自己的操作,又会给别人带来那些影响。如此,他们在操作ERP系统时,可能会有一个全局的概念,知道自己如果操作不好,会影响到别人的工作。有这种观念之后,他们操作起来会更加规范、更加有责任心。而这是ERP系统得以发展、完善的基础。

    总之,ERP系统后续应用和完善是个长期的过程。企业ERP项目成果的巩固跟ERP项目的持续应用都很重要,企业都应该对其有充分的认识,要两手都要抓,两手都要硬。

3 结束语

    国内企业对于如何实施和应用SAP R/3 ERP系统还在摸索和实践当中。以下十大忠告(引自《解读ERP》)是这方面经验的高度概括和总结。

    (1)领导全面支持,始终如一;

    (2)高度重视数据的准确性,建立必要的责任制度;

    (3)确定系统的目标并对照衡量系统的性能;

    (4)不要将没有经验的人放到关键的岗位上;

    (5)不要压缩人员培训的费用;

    (6)寻求专家的帮助;

    (7)不要把手工系统的工作方式照搬到计算机系统中;

    (8)既要从容,又要紧迫;

    (9)树立全员参与意识;

    (10)ERP不能医治百病。

    SAP R/3 ERP系统想在国内发展,需要从过去吸取教训,培养有利实施和应用ERP的决心和共识,还必须有科学的态度和方法。

责任编辑:程玥
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