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基于企业ERP软件系统的财务内控管理研究

2021-06-26叶东平

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本文首先对ERP系统的基本含义进行了概述,从企业内控是设计ERP系统的重要依据、企业内控必须适应ERP环境、ERP系统对企业内控环境的影响三个方面入手,对ERP系统与内部控制之间的关系进行了解析,并结合基于ERP软件系统下企业财务内控管理存在的问题,提出了其优化对策。
       内部控制作为引导企业管理水平提升的主要方式,同时也是确保各项运营活动有序落实的基本依据。在企业全面发展的当前,给财务内部控制提出了严格的标准。随着时代的快速发展,科学技术水平的不断提升,企业内部控制信息化建设尤为重要。信息化建设则是指企业利用计算机等系统,引导企业内部控制,促进其内部控制管理方式的全面改革,实现企业管理模式的优化,保证其运营目标的顺利实现。近年来,诸多企业在计算机辅助管理中获取了理想的成果,对提升企业财务管理水平起到了重要的作用。通过应用ERP软件系统,能够促进财务内部控制作用的发挥。但是在应用过程中,需要权衡利弊,结合企业实际状况,对ERP软件系统加以适当修整,以此保证企业财务内部控制管理工作更加合理和规范。

一、ERP系统的基本概述

       ERP也就是企业资源规划,其主要作用是在信息技术的基础上,通过运用现代化管理理念,根据企业实际情况及各项资源信息,促进企业资产链条的优化,为顺利开展企业规划、管理、决策及考核工作而构建的管理系统。在该系统的作用下,能够促进企业财务资源、人力资源、物流资源等资源的整合,提升业务和财务的融合能力,让企业各个信息流均得到可视化,以此实现企业现有资源的高效应用,为企业创造理想的效益。

       从ERP系统自身角度来说,涉及了主要生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划等诸多内容,通过把ERP系统运用到企业财务内部控制管理工作中,能够借助业务处理中的会计核算科目及方式,在业务处理的同时,生成对应的财务凭证,确保资金流和物流的同时记录,保证各项数据的统一性。企业能够结合财务资金实际情况来掌握资金来源,同时追溯所产生的各个业务活动。在ERP的影响下,能够规避之前财务信息较为滞后的现象,使企业由之前事后管理更改成事中管理,保证管理工作的实时性,及时找出存在的问题并予以处理。

二、ERP系统与内部控制之间的关系

       1.企业内控是设计ERP系统的重要依据

       企业在应用ERP软件系统之前,需要根据企业财务内部控制管理要求,设定对应的业务流程,同时在业务流程梳理过程中,也就是结合企业长期发展标准,预留一定空间来对企业今后业务变动情况进行修整。并且,应该和财务内部控制各项指标相迎合,在迎合之后明确业务风险点。例如,不兼容岗位分离、高风险业务的防范对策、风险预警等,均要根据企业实际情况来落实对应的财务内部控制管理工作,并将财务内控管理目标落实到实处,把梳理之后的流程当作ERP软件系统设计凭证,以此设计迎合企业财务内部控制管理需求的ERP软件系统,从而引导企业顺利实现预期的财务管理内控目标。

       2.企业内控必须适应ERP环境

       企业在运用ERP软件系统之前,原始的内部管理工作主要采用人工操作方式,把工作重心放置在数据采集、整合等方面,占用了大量工作时间,使得财务内部控制管理过于滞后,给风险出现营造了条件。在ERP环境下,企业财务内部控制管理系统需要面临由ERP软件系统提供专业信息的现象,信息数量及质量和人工操作方式进行比较,工作效率相对较高,反馈时间比较短。在这种情况下,防止了由于人工操作而引发的数据失误率,减少了风险出现。但是与此同时,内部控制体系需要迎合突然增加的数据量,在大规模的数据中可以快速识别和处理各种风险。

       3.ERP系统对企业内控环境的影响

       从目前情况来说,影响内部控制管理环境的因素比较多,核心因素主要体现在以下几个方面。例如企业管理理念和方式、企业管理思想、管理职责、职工专业素养等。在ERP软件系统的作用下,能够促进企业财务内部控制管理环境的优化,并引导企业结合当前内外环境的改变,对企业财务内部控制管理框架进行适当修整,以此减少内外环境带来的影响,提升企业整体财务内控水平。

三、基于ERP软件系统下企业财务内控管理存在的问题

       A企业为一家高新技术企业,成立于2008年,该企业经营范围包含了计算机软件、电子产品的技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让以及计算机系统集成等。随着企业发展逐渐稳定,其研发产品遍布全国,并且和我国多家企业建立了良好的业务往来关系,有着完备的技术、销售、研发等产业链接。企业在运营发展过程中,随着运营规模的不断扩充,资产数量随之增加,企业逐渐意识到财务管理的必要性,并给予了财务内控管理工作高度重视。通过把现代化信息系统运用到企业财务内控管理工作中,能够帮助企业掌握精准的财务数据,便于企业对整体运营情况的了解,进而提出对应的决策战略,引导企业健康发展。但是从目前情况来说,由于企业部分人员缺少对ERP软件系统的了解,在开展财务内控管理工作时,把工作重心放置在财务核算和财务数据整理上,忽略了财务分析管理,同时也没有把ERP软件系统顺利的运用到财务内控管理工作中,严重影响ERP软件系统自身作用的发挥。具体问题如下:

       1.风险防范意识薄弱

       经过调查得知,我国大部分企业没有定期开展运营风险评估工作,同时也没有构建完善的风险管理体系,风险防范意识相对较为薄弱。根据A企业运营情况得知,A企业诸多部门即便已经掌握部分风险存在位置,但是没有根据实际情况采取对应的处理对策,同时也没有借助信息系统对其进行防范处理,使得风险规模逐渐增大,当再想对其进行处理时,已经为时已晚,从而给企业造成一定的损失。结合企业采购及营销情况得知,由于企业缺少较强的风险防范意识,没有从事前、事中及事后等多个方面入手开展风险管理工作,从而给各项财务风险的出现营造条件,阻碍了企业今后的发展。

       2.缺少完善的管理体系

       预算主要是指企业对今后一段时间内运营、资产、财务等内容的整体规划。一个预算也就是一个定量规划,能够引导企业管理人员定期对企业资产分配情况进行调配和处理。量化规划能够对各部门工作情况进行监管,要求人员根据设定的运营目标来执行。在执行过程中,可以通过部分数据反馈,及时掌握预算执行中存在的不足,并及时进行修整,防止资源的大量消耗。但是从A企业运营情况来说,即便企业已经进行了预算编制,但是缺少完善的预算编制体系,也没有对企业年度预算情况加以细化,并把预算目标分配到各部门中,部门在运营过程中缺乏合理的预算管理目标。在执行预算管理工作时,预算执行力度不高,考核不严谨,在部分环节中过于形式化,尤其是费用开支方面,缺少统一监管,在某种程度上使得企业资产大量消耗。在管理过程中,企业即便设定了预算管理团队,并且对各团队工作人员的工作职责进行了分配,但是在执行中依旧存在职责不清晰的状况。并且,企业没有设定完善的管理体系,日常管理不到位,导致财务管理问题频频出现。

       3.对ERP认识不足

       结合当前情况来说,A企业通常在新职工入职之后才举办ERP专业知识培训工作,在进行培训的过程中,也仅仅是对ERP基础知识及简单的操作技巧进行培训。在职工进入到工作岗位之后,没有定期对职工进行再培训,更不用说ERP专业知识培训了。并且,A企业在运营发展过程中,由于上线时比较匆忙,供应商一些数据不准确,尤其是未对暂估入库数据与供应商核对,导致后期输入发票和与供应商对账有差异。再加上因为都是刚接触,对里面的内控手段不了解,导致采购价格人工录入有误,后来才知道通过ERP是可以进行进价的最低价格控制,这些根本原因是源于对ERP了解不够深入,应用不到位,细节管理不到位所至。由于企业是几个事业部同时存在的,起初把ERP权限全部放到了各事业部,各操作员权限过大,一人处理业务较多,入库出库全是一人操作,最终造成供应商对账问题出现。此外,对于非正常业务,“库存交易单”应用的管理,库存交易单是对任何没有来源单据支持的业务可以随意做出入库处理,如果这个单据开通权限,公司风险较大。还有单据的变更单等,以上都需要设置变更相应岗位的权限,及进行纸质审批。在ERP运行一段时间后,财务人员发现系统中存在大量如采购单一直未到货,工单一直未完结等情况。这些冗余数据要经常进行关注与清理,从中会找出未执完的原因并发现一些管理方面的问题。在这种情况下,导致ERP自身作用无法得到充分发挥,从而影响企业整体运营并给企业带来损失。

四、基于ERP软件系统下企业财务内控管理的优化对策

       1.优化企业财务内部管理流程

       鉴于企业内部控制管理流程,首要做的工作在于构建完善的ERP软件系统业务流程管理体系,同时定期对ERP软件系统进行更新,找出容易产生错误的环境,并结合相关职责加以划分,传导良好的财务内控管理思想,加强对整个流程的管控,以此减少不必要的财务问题出现。并且,提升业务流程的合理性,相关人员需要对自身职责有所了解,以身作则,全面落实企业财务内部控制管理工作。并且,企业应该严格根据财务管理要求,科学设定财务内部控制管理流程,并结合自身实际情况,严格按照管理标准执行财务管理工作,合理分配专业人员,把财务管理职责具体分配至每个人员的身上,使他们都能很好地担当自身的职责,进而实现企业财务内部控制管理水平的提升。此外,企业还要参考西方国家的成功管理案例及经验,并根据自身实际情况,采取迎合我国企业管理需求的管理体系,引导企业财务管理水平的提升。

       2.加强企业风险管理

       首先,强化企业现有的ERP内部控制管理体系。通常情况下,ERP系统中汇集了诸多业务流程,因此,ERP将会给企业财务内部控制管理目标的落实带来直接影响,同时决定了企业财务内部控制管理水平[3]。在这种情况下,企业需要根据自身管理需求,将原始的手工记账方式更改成ERP系统记账方式,部分业务处理由之前后端转移到前端上,让企业整体业务框架发生改变,并加强内部管理,根据ERP要求,建立ERP内控管理体系,促进企业各项财务内控工作的顺利落实。其次,加强系统安全管理。ERP系统作为企业各项业务流程整合的平台,同时也是财务内部控制工作顺利落实的凭证。ERP平稳性将直接影响企业财务管理效率,一旦遭受损害,必将会给企业造成严重的损失。因此,企业需要科学设定计算机安全管理规划方案,定期对计算机系统进行安全检查,定期更换,做好重要数据的备份工作,以此确保重要信息的安全。

       3.完善企业内部控制管理体系

       内部控制作为现代化管理方式,ERP系统中最基本的体系在于ERP系统岗位分配体系,让每个职工均能了解在ERP系统模式下的工作范畴和职责,引导ERP系统可以高效的在企业财务内部控制管理中运行,把新型的管理理念运用其中,以此减少不必要财务风险的出现。ERP系统通常由人来操作,因此构建ERP系统岗位职责体系,需要根据ERP系统实际操作人员来设定。ERP系统中各项数据,均要定期进行存档和备份,并对系统整个操作情况进行记录,数据采集、更改、审核都要保留痕迹。即便受到人为因素影响,出现随意更改数据的现象,ERP系统也可以快速的找出相关操作记录,防止ERP系统受到人为管控影响。此外,企业还要在内部设定专业的财务内部控制管理部门,并分配对应的工作人员来负责,以保证财务内部管理工作不会受到领导层级的监管,提升财务内部控制管理工作的独立性,充分发挥财务管理的作用,实时对财务管理流程进行监管,及时找出存在的问题并予以处理,从而提升企业的财务内部控制管理水平,引导企业健康发展。

       4.强化企业内部审计工作

       首先,企业需要对ERP系统各项环节进行核查和管理,尤其是对ERP风险环节,更要设定安全核查体系,核查企业财务内部控制管理体系的严谨性,及时找出风险点,并进行处理。其次,企业需要建立专业的内部控制管理部门,科学编制财务内部控制管理体系,结合企业实际状况进行优化,加强企业内部及管理,减少内控风险的出现。最后,促进审计电算化的探究,利用审计电算化来引导ERP系统的内部管理和审计。

       5.促进ERP系统与内部控制系统协同建设

       首先,通过把ERP运用在企业财务内部控制管理工作中,可以促进企业财务管理质量的提高,引导财务管理目标的快速实现,从思想上达成统一意见,由上至下给予ERP系统应用的高度重视。其次,ERP和财务内部控制管理的协同,作为提升企业管理水平的迫切要求,企业需要结合企业运营规律和发展需求,对现有的业务流程加以优化。也就是系统流程再造,再造后的各项流程当作组织需要秉持的工作标准。另外,财务内部控制管理体系会根据时间改变、环境改变而发生改变,这就要根据ERP建设进行更新发展,并对部分无法迎合运行需求的控制活动进行把控,采用人工控制方式强化各种管理指标,谨慎分析和处理,从而提高企业的整体水平。

五、结束语

       在ERP系统的作用下,加强企业财务内部控制管理体系建设,已成为迫切要求,在ERP系统的引导下,能够有效提升企业整体管理水平,使其在市场竞争中稳步发展。所以,通过把ERP系统运用到企业财务内部控制管理工作中,科学设定各个业务流程,提升财务管理意识,防止不必要风险的出现,强化企业内部管理,充分发挥ERP系统的自身作用,在提高企业财务管理效率和质量的同时,增强企业综合竞争实力,为企业稳定发展奠定良好基础。
 
责任编辑:程玥
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