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浅论ERP系统的财务应用及实施条件

2021-09-17林建东

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ERP系统是现代企业管理的重要工具,是企业会计核算和监督、成本管理、预算管理、绩效评价、财务决策的重要支持,是财务管理思想在企业中的具体应用,它为企业内部控制目标的实现提供了合理保证。
       企业基于ERP系统实现了财务管理网络化、数据共享和信息实时传递,并将财务监督、财务预测和控制职能嵌入到各项经济业务之中,实施ERP系统对于企业来说至关重要,笔者认为ERP系统是现代企业管理的重要工具,是企业会计核算和监督、成本管理、预算管理、绩效评价、财务决策的重要支持,是财务管理思想在企业中的具体应用,它为企业内部控制目标的实现提供了合理保证。

一、ERP系统的主要财务会计应用

       (一)运用ERP系统可提高会计信息质量

       实行ERP系统后,各项数据实现共享,避免各部门重复采集,减少人为操作差错,财务核算的模式也发生了改变,财务人员根据业务数据形成财务信息、审核后生成会计凭证,系统记录了每笔经济业务的全过程,可进行全程追溯,各岗位都基于同一系统规范化处理各自的数据,减少随意性。比如,销售部门与客户签订销售合同,合同标的和数量是仓库的发货指令,在仓库实际出库后是财务的开票依据(或者仓库根据财务开票的品名数量进行发提货),在财务开票并审核后形成会计凭证,成为财务报告销售收入及成本的基础数据,数据在企业各部门高效流转,节约管理成本的同时,提高了数据的可靠性和及时性。

       (二)运用ERP系统可提高财务管理的预测职能

       传统的财务会计常常重点关注核算职能,是事后诸葛亮,缺乏前瞻性,主要原因是财务往往根据历史的经济数据进行核算,失去了为经济业务提供财务决策的先机,这样带来的结果是滞后和非常被动的。运用ERP系统,可以将财务的预测职能嵌入到业务的流程当中,可以建立财务预测模型进行事先财务可行性分析,如销售合同签订前,财务可以综合采购计划、采购成本(或生产成本)、结算条件、资金需求、税收影响和费用标准等要素参与合同业务的财务预测,提供有利于企业价值最大化的财务建议,避免错误或不经济的销售决策,真正发挥财务的预测职能。

       (三)运用ERP系统可提高财务管理的监督职能

       财务监督是企业经济业务的一道安全保障,将企业管理各岗位的工作职责进行流程化处理,将不相容的职务在程序上进行分离设置,设人设岗,相互制约,利用数据中心实现企业信息的实时传递共享,让管理者根据级别和管理范围拥有相应的权限,实现动态跟踪管理,发挥监督职能。比如:采购流程当中,采购人员负责签订采购合同,仓库保管人员根据实际收货品名和数量入库,检验人员负责质量检验并出具检验单,财务人员根据采购合同、入退库情况、检验单等监督采购发票结算和资金支付,将这些岗位编入流程管理,运行监督机制,规避采购业务风险,可使得经济业务更符合公司利益,避免事后难以补救的风险。

       (四)运用ERP系统提高成本管理水平

       现代成本管理的理念更注重于成本控制,更倾向于规划性的成本控制,从产品制造成本向产品总成本管理转变,从静态成本向动态成本管理转变。ERP系统将企业分布于各部门的成本信息进行了动态、全面、准确的收集和反馈,并将各成本对象和成本项目运用科学的成本管理方法进行程序化处理,企业根据实际情况因地制宜地选择合适的成本管理方法。如作业成本法,ERP实施的过程中进行成本管理系统化的调研、分析、培训,进一步提高管理者对企业资源、成本及动因的认识,消除不必要的作业,利用作业成本法下的本量利决策和产品盈利性分析支持企业经营决策,是理论指导实践的过程。

       (五)ERP系统可提高企业全面预算的管理水平

       企业预算管理具备全员参与,业务全面覆盖,流程全程跟踪的特点,在编制、审批、执行、控制、调整和监督考评的系列过程中都需要信息全面快速准确的传递,ERP系统是各岗位的工作平台,具备第一手的基础数据,并通过大数据的处理功能在预算各环节都会有积极地贡献。比如企业将制定的预算数据分项采集到ERP系统之中,进行明细分解,实际执行时可与相应项目的预算数据进行比对,跟踪预算执行进度加强预算的过程控制,对于刚性预算实行严格超支控制,对柔性预算及时反馈,供决策者商议调整。

       (六)ERP系统是企业绩效评价的主要数据支持

       绩效评价是为了企业提升管理水平和管理质量,增强企业的持续发展能力,但是绩效评价却经常因为评价数据的准确性、及时性和详尽程度等方面的原因而缺乏说服力,情况严重可能起不到激励作用,甚至有时会造成被激励人消极的工作态度,直接或间接影响企业战略目标的实现。ERP系统的数据中心有企业多年经营的数据,有助于企业决策层制定企业绩效指标、评价方法和评价标准时进行参考,更符合企业的实际情况;根据评价标准动态反应评价指标的完成进度及其差异程度,有助于企业管理者和被评价对象掌握信息,及时应对,达到考评目的;详尽的记录数据是绩效评价报告的基础,有助于各项指标的统计计算,更具说服力。比如:客户的应收账款回款指标,可根据ERP系统计算出客户的逾期付款比率,实际回款天数等指标,传统财务方法计算的这类指标往往不符合成本效益原则,或者是计算的指标不准确。

二、成功实施ERP系统的条件及对策

       (一)企业最高决策层具有现代管理理念

       实行ERP系统不仅需要经济上的投入,更重要地是需要最高决策层有先进的管理思想,有意愿通过ERP系统对现有业务流程进行优化和调整,通过实施ERP系统来提升管理水平,而不是仅仅希望通过ERP系统来模拟原来的业务流程。系统的实施需要与企业决策层达成共识,取得管理理念的认同,由最高领导者持续担任项目的协调人,及时解决流程改造、权限调整和利益分配等问题,同时也要避免最高决策层或领导者个人提出不符合ERP理念的需求,数据并行达到预期效果后,能够果断缩减原有操作流程,减少重复的工作。

       (二)具备专业的企业内部技术和管理团队

       具备专业的企业内部技术和管理团队,这对ERP系统能否逐渐完善并稳定运行至关重要,外部实施人员对企业自身管理需求理解不及企业内部团队;系统交付后有时考虑成本效益原则外部人员会撤离企业;原有业务模式发生变化导致需求及流程的调整;企业日常运行过程中产生新的管理需求等。内部团队的核心人员具备熟悉企业管理需求、财务会计知识和信息技术,要有能力解决日常应用出现的问题,有能力逐渐完善各项功能,可协调沟通系统和管理方面的需求。

       (三)加强全员培训

       ERP系统不是个别部门和部分人员能够完成的,因为它的存在依赖每个终端,需要对全员进行应用培训,但更重要地是改变员工的思维方式和行为方式,培训全员能够认同并会使用ERP系统是成败的关键。需要分层次、分内容进行系统的培训,并建立完整的培训知识库,统一员工的认识,提升管理理念和技术技能。

       (四)保障系统和数据安全性

       主要是指系统故障、数据泄漏和丢失的风险。在互联网时代,ERP系统大多数通过广域网连接,给企业带来方便的同时也提高了安全防护的难度,企业需要建立专业队伍,提高技术水平;系统运行过程中,也会因为工作人员恶意串通、徇私舞弊等人为问题导致损失,企业需要建立定期数据自检和系统内部审计等监督机制来防范;对于数据丢失的风险,则通过定期数据备份和改善服务器等设备的性能来解决。
 
责任编辑:程玥
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