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例外管理与ERP优化

2021-11-25丁肇之

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本文主要介绍了早期预警模块和例外管理对企业管理和ERP应用优化的作用和意义。
       已故管理学家曾仕强先生认为,所谓的管理就是“管事理人”。其中,“理人”应该指的是沟通、引导、激励之类的,也就是的领导或领导力的范畴;而“管事”,则主要包括这么个方面的内容:首先是设定企业的经营管理目标,其次是建立目标达成的工作标准(Standard Operation Procedure,SOP),再次是对日常经营管理工作中的例外进行监控和处理。

ERP:“造钟”与“报时”

       目标、标准和例外是相互关联的,没有目标和标准,也就不存在所谓的例外。有的企业,有的管理者,热衷于“救火”——好像世界上就只有他(她)最忙,离开了他(她),世界就玩不转了。其实,企业管理也好,管理者的职责也好,首先要做的是建立制度和标准;如果没有标准,一切工作就都是例外,是救火,是人治。柯林斯在其著作《基业长青》就一再强调,领导者要去“造钟”,而不是“报时”,讲的也是这个道理。

       具体到ERP等领域,ERP实施与应用之于企业的首要价值是将企业的运营管理标准化,是帮助企业“造钟”。通过企业管理标准化、标准管理流程化和流程管理数字化,ERP就不仅可以帮助企业“造钟”,而且还能造“好钟”,能够大大地提高“钟”的指导性和可操作性(有心人可以将ERP管理思想的可操作性与ISO 9000等管理体系做比较)。

       “钟”造好以后,我们还希望它能够准确“报时”。甚至,我们还可以设置“闹钟”,以提醒我们什么时候该做什么事情,或者是当企业日常运营中出现了某些异常或例外时,及时提醒我们去处理。对异常或例外进行预警,是ERP实施与应用带给企业的第二价值,这需要借助ERP中的早期预警模块(Early Warning System)来实现。实际上,对例外的处理也是推动ERP应用和优化的主要途径之一。

       下面,我们就以SAPS/4HANA中的早期预警模块和例外管理为例,简单地谈谈早期预警或例外管理的工作原理和应用步骤。

早期预警的工作原理

       在SAP S/4HANA中,早期预警模块是建立在信息系统(Information System)和信息结构(InformationStructure)等基础之上的,是后者的主要应用场景之一,其他几个分别是标准分析StandardAnalysis、弹性分析Flexible Analysis和业务计划Business Planning(比如销售与运作计划Sales & OperationPlanning)。
 

SAP S/4HANA中的早期预警和例外管理

图1 SAP S/4HANA中的早期预警和例外管理

       如图1所示,S/4HANA早期预警模块可以选择某个信息结构中的某个(些)特征及相关关键值,对特征的相关关键值设置管控要求:比如设定门槛值,当该特征的相关关键值超出或低于门槛值时,系统则视其为例外并进行预警;或者监控该特征的相关关键值的变化趋势,当趋势为正或为负时则视为例外并进行预警;等等。

       系统监控到例外后,可以以邮件、传真、报表或工作流等形式自动地发给指定的相关人员;然后,相关人员就可以对例外信息进行即时或定期分析,查找导致例外的根本原因,再制订补救或预防等改进措施,就可以推动ERP中流程质量和运营效率的持续提升,实际也是推动ERP应用的深化和优化。

例外管理的应用步骤

       在SAP S/4HANA中,我们可以通过如下几个步骤来设置和使用早期预警和例外管理:1)创建例外,2)周期性分析,3)例外分析。

       创建例外

       例外的创建是通过这么几个子步骤来完成的:A. 选择所需的信息结构并指定例外的名称和描述;B. 选择需要监控的特征(特征代表的是S/4HANA中某个模块的组织架构或主数据,比如,某个工厂、某个客户或某个物料,等等);C.选择关键值并定义其管控要求,关键值代表的是相关特征的业务交易数据(比如,库存、订单数量、成本等),而管控要求可以是门槛值的监控或趋势分析;D. 确定后续行动的方式或条件,比如,以黄色或红色做背景进行预警,或是以邮件或工作流的形式发给相关人员,等等。

       周期性分析

       周期性分析主要定义的是系统通过什么的机制来触发例外,以及例外发生的频次。S/4HANA的早期预警模块支持两种形式的例外触发:事件驱动(Event-Driven)和系统驱动(System-Driven)。

       所谓的事件驱动,就是每当相关关键值发生数据更新时就自动检查其是否符合例外管理的要求,而系统驱动则是由系统定期扫描所有的数据集来检查是否存在例外。

       周期性分析的具体步骤有两个:A.以运行变式的方式来创建分析区域,该分析区域是与例外管理有关的相关信息结构和相关特征所代表的管控范围;B. 对周期性分析任务做计划,即安排例外管理的监控和运行的后台任务,计划的方式可以是立即,也可以是定期性或某个周期(月/周/天)的某个时间。

       例外分析

       例外分析就是检查系统中是否产生了例外记录,检查例外记录的详细内容,并通过ABC分析、图形展示、分类、下钻分析等方式来寻找例外产生的根本原因,进而针对原因制订补救或预防等改进措施。

       本文主要谈的是早期预警模块和例外管理对企业管理和ERP应用优化的作用和意义,并不是讲早期模块和例外管理是具体如何操作。如果想知道具体如何操作或设置的,可以查看SAP公司的相关培训材料或官方Help文档。

结语

       如上所述,ERP实施和应用带给企业的价值是“造钟”和“报时”。要想造好“钟”,就需要企业将业务管理与流程管理、ERP应用等进行紧密结合,通过业务管理标准化、标准管理流程化和流程管理数字化,层层地予以推进。“钟”造好(ERP实施上线)以后,还要求其能准确“报时”,这就要借助ERP中的早期预警模块,通过早期预警中的例外管理来推动ERP应用的持续优化。
 
责任编辑:程玥
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